Svečio klausimas viešbučiui: iš portalo į Inbox

Kodėl	Atsakyti svečiams, kurie uždavė klausimą Guest Portale: rasti jį bendroje „Žinučių“ eilėje ir atsakyti tuo pačiu redaktoriumi, kuriuo rašote laiškus.
Kam	Administratoriams ir recepcijai, kurie susirašinėja su svečiais.
Ką gausite	Svečio klausimas rastas „Žinutėse“, atsakymas išsiųstas iš bendros eilės – ir matomas svečiui jo portalo puslapyje.
Apribojimai	Formatas – „klausimas → atsakymas“, o ne susirašinėjimas realiuoju laiku. Svečias rašo nustatytose ribose: iki 2 000 ženklų žinutėje, ne daugiau kaip 30 žinučių per valandą vienai rezervacijai.

Svečiui ne visada po ranka yra viešbučio telefonas arba pašto dėžutė, į kurią patogu rašyti. Užtat yra Guest Portal – asmeninis jo rezervacijos puslapis, kuriame klausimą galima užduoti tiesiai vietoje. Klausimas pasiekia viešbutį pats ir atsiduria bendroje žinučių eilėje: toliau į jį atsakote taip pat, kaip į svečio laišką.

Kaip svečias užduoda klausimą

Svečias į Guest Portalą įeina per asmeninę nuorodą iš rezervacijos – be slaptažodžio ir be programėlės. Portalo puslapyje, ten pat, kur mato savo rezervaciją, jis parašo klausimą ir išsiunčia jį – pavyzdžiui: „kuriuo laiku įsiregistruojama?“ arba „ar yra stovėjimo vieta?“.

Rašyti svečias gali iš karto: ar viešbučio paštas prijungtas, portalo klausimams nesvarbu. Svečias neirenka adreso ir nerašo laiško – jis tiesiog palieka klausimą dėl savo rezervacijos.

Rezultatas: svečias rašo savo portale, o klausimas pats atkeliauja į viešbutį – į skyrių „Žinutės“.

Kur klausimas atsiranda

Klausimas atkeliauja į skyrių „Žinutės“ – bendrą eilę, kurioje šalia gyvena svečių laiškai ir klausimai iš portalo. Toliau klausimas gyvena bendra tvarka: etapas „Naujas“, atsakingas darbuotojas ir atsakymo terminas – tie patys, kaip ir laiškams. Jei eile dirbate jūs, atskiros vietos portalo klausimams ieškoti nereikia – jie jau bendrame sąraše.

Šaltinį atpažinti galima, kai pokalbis atidarytas: pokalbio antraštėje, šalia temos, stovi šaltinio piktograma. Laiškas – vokas; klausimas iš portalo – pokalbių burbuolės piktograma. Sąraše pokalbių eilutės atrodo vienodai – vardas, tema, peržiūra, – todėl į piktogramą žiūrėkite jau pokalbio viduje.

Kontekstas atkeliauja kartu su klausimu: pokalbis susietas su svečio profiliu, o dešinėje nuo pokalbio – blokai „Susijęs su svečiu“ ir „Paskutinės rezervacijos“. Iš jų matyti, kas rašo ir apie kurią rezervaciją, dar iki pirmojo atsakymo.

Kaip atsakyti

1. Atidarykite pokalbį skyriuje „Žinutės“ – klausimas matomas pačiam pokalbyje, kaip įprasta žinutė.
2. Žemiau pokalbio – redaktorius, tas pats, kaip laiškams: skirtukas „Atsakyti“, teksto formatavimas (pusjuodis, kursyvas, pabraukimas, nuorodos, sąrašai), „Prisegti“ – pridėti failą, „Šablonas“ – įterpti paruoštą tekstą.
3. Parašykite atsakymą ir spauskite „Siųsti“ – mygtukas tampa aktyvus, kai lauke yra teksto.

Rezultatas: atsakymas iškeliauja svečiui į Guest Portalą – svečias jį pamatys ten pat, kur uždavė klausimą. Atskiro kanalo atsakymams nustatyti nereikia.

Jei atsakymą pirmiausia reikia suderinti su kolega, šalia „Atsakyti“ yra skirtukas „Pastaba“ – jis skirtas komandai, svečias jo nemato.

Ko klausimas nedaro

Formatas – „klausimas → atsakymas“, o ne pokalbis realiuoju laiku: svečias užduoda klausimą, o jūs atsakote iš eilės, kai jį apdirbate. Momentinio pokalbio nėra – ir žadėti jo svečiui neverta: atsakymas pasirodys portalo puslapyje tada, kai jūs jį išsiuntėte, o svečias atidarė portalą. Už terminus tuo tarpu prižiūri rezervacijų eiga: vėluojantys pokalbiai sąraše pažymimi raudonai.

Svečio pusėje galioja ir apimties ribos:

• žinutė – iki 2 000 ženklų;
• ne daugiau kaip 30 žinučių per valandą vienai rezervacijai.

Viešbučiui tai apsauga, o ne kliūtis darbe: vienas svečias negali užtvindyti eilės šimtu tuščių žinučių arba beribe ilgio tekstu. Apie šias ribas svečiui atskirai pranešinėti nereikia – jam tai tiesiog klausimo formos rėmai.

Pašto nereikia – išskyrus įėjimą kodu

Klausimai iš portalo pasiekia „Žinutes“ patys: viešbučio pašto prijungimas atsako už svečių laiškų priėmimą, o ne už portalo klausimus. Jei paštas dar neprijungtas, o virš sąrašo kaba geltonas baneris „Paštas neprijungtas“ – portalo klausimų jis neliečia: jie atkeliauja ir be jo. Pašto dėžutės dėl vien tik klausimų kurti nereikia.

Skirtumas pasireiškia vienoje vietoje – įėjime. Svečias į portalą patenka per asmeninę nuorodą ir patvirtina įėjimą kodu, atsiunčiamu el. paštu, o kodai – tai išsiunčiami laiškai: kad jie išvyktų, siuntimas iš viešbučio adreso turi būti sutvarkytas. Jei to nėra, klausimas vis tiek nedingsta – bet svečias gali negauti kodo ir nepasiekti portalo, kuriame tas klausimas užduodamas. Kaip prijungti dėžutę – straipsnyje Prijungti viešbučio paštą.

Taip pat žr.

• Klausimai iš Guest Portalo – tas pats scenarijus iš „Žinučių“ pusės: kaip atpažinti klausimą, kaip sutvarkytas pokalbis ir kur keliauja atsakymas.
• Svečių žinutės: vienas Inbox – kaip veikia bendra eilė: laiškai ir portalo klausimai vienas šalia kito.
• Asmeninė svečio nuoroda: peržiūra ir atnaujinimas – kaip svečias patenka į portalą ir ką daryti, jei nuoroda dingsta.