Viesa jautājums viesnīcai: no portāla uz Inbox rindu

Kāpēc	Atbildēt viesiem, kas uzdevuši jautājumu Viesu portālā: atrast to kopīgajā Inbox rindā un atbildēt ar to pašu redaktoru, ko lietojat e-pastiem.
Kam	Administratoriem un recepcijas darbiniekiem, kas vada saraksti ar viesiem.
Ko iegūsiet	Viesa jautājums atrasts sadaļā „Ziņas”, atbilde nosūtīta no kopīgās rindas — un viesis to redz savā portāla lapā.
Ierobežojumi	Formāts ir „jautājums → atbilde”, nevis sarakste reāllaikā. Viesis raksta robežās: līdz 2000 simboliem vienā ziņojumā un ne vairāk kā 30 ziņojumu stundā uz vienu rezervējumu.

Viesim ne vienmēr pa rokai ir viesnīcas tālrunis vai e-pasts, uz kuru ērti rakstīt. Savukārt ir Viesu portāls (Guest Portal) — rezervējuma personīgā lapa, kurā jautājumu var uzdot uzreiz uz vietas. Jautājums pats nonāk viesnīcā un ieņem vietu kopīgajā ziņojumu rindā: tālāk atbildat uz to tāpat kā uz viesa e-pastu.

Kā viesis uzdod jautājumu

Viesis Viesu portālā ieiet ar personīgo saiti no rezervējuma — bez paroles un bez lietotnes. Portāla lapā, turpat, kur redzams viņa rezervējums, viņš uzraksta jautājumu un nosūta to — kaut ko līdzīgu „cik pulksten ir reģistrēšanās?” vai „vai ir autostāvvieta?”.

Rakstīt viesis var uzreiz: tas, vai viesnīcas pasts ir pieslēgts, portāla jautājumus neskar. Viesis neizvēlas adresātu un nesastāda e-pastu — viņš vienkārši atstāj jautājumu par savu rezervējumu.

Rezultāts: viesis raksta savā portālā, un jautājums pats nonāk viesnīcā — sadaļā „Ziņas”.

Kur jautājums parādās

Jautājums nonāk sadaļā „Ziņas” — kopīgā rindā, kurā līdzās dzīvo viesu e-pasti un jautājumi no portāla. Tālāk jautājums dzīvo vispārējā kārtībā: posms „Jauns”, atbildīgais un atbildes slieksnis — tādi paši kā e-pastiem. Ja rindu apstrādājat Jūs, portāla jautājumiem atsevišķa vieta nav jāmeklē — tie jau ir kopīgajā sarakstā.

Avotu var atpazīt, kad saruna ir atvērta: sarunas galvenē, līdzās tēmai, ir avota ikona. E-pastam — aploksne; jautājumam no portāla — sarunu burbuļa ikona. Sarakstā rindas izskatās vienādi — vārds, tēma, priekšskatījums, — tāpēc uz ikonu palūkojieties jau sarunas iekšienē.

Konteksts atnāk līdzi ar jautājumu: saruna ir sasaistīta ar viesa profilu, un pa labi no sarunas ir bloki „Saistīts ar viesi” un „Pēdējie rezervējumi”. No tiem jau pirms pirmās atbildes redzams, kas raksta un par kuru rezervējumu.

Kā atbildēt

1. Atveriet sarunu sadaļā „Ziņas” — jautājums redzams sarunā kā parasts ziņojums.
2. Zem sarunas — redaktors, tas pats, kas e-pastiem: cilne „Atbildēt”, teksta formatēšana (treknraksts, kursīvs, pasvītrots, saites, saraksti), „Fails” — pievienot failu, „Veidne” — ievietot sagatavotu tekstu.
3. Uzrakstiet atbildi un nospiediet „Sūtīt” — poga kļūst aktīva, kad laukā ir teksts.

Rezultāts: atbilde aiziet viesim Viesu portālā — viesis to redzēs turpat, kur uzdeva jautājumu. Atsevišķs atbilžu kanāls nav jāiestata.

Ja atbildi vispirms jāsaskaņo ar kolēģi, līdzās „Atbildēt” ir cilne „Piezīme” — tā ir domāta komandai, un viesis to neredz.

Ko portāla jautājums nedara

Formāts ir „jautājums → atbilde”, nevis sarakste reāllaikā: viesis uzdod jautājumu, un Jūs atbildat no rindas, kad jautājums ir izskatīts. Tūlītējas sarunas nav — un to viesim nesoliet: atbilde parādās portāla lapā tad, kad Jūs to nosūtījāt un viesis atvēra portālu. Termiņus uzrauga rezervāciju plūsma: nokavētās sarunas sarakstā ir atzīmētas sarkanā krāsā.

Arī apjoma robežas ir viesa pusē:

• ziņojums — līdz 2000 simboliem;
• ne vairāk kā 30 ziņojumu stundā uz vienu rezervējumu.

Viesnīcai tas ir aizsardzība, nevis šķērslis darbā: viens viesis nevar aizpildīt rindu ar simtu tukšu ziņojumu vai bezgalīgi garu tekstu. Par šīm robežām viesim atsevišķi ziņot nav vajadzīgs — viņam tas ir vienkārši jautājuma formas ietvars.

Viesnīcas pasts nav vajadzīgs — izņemot pieteikšanos ar kodu

Jautājumi no portāla paši nonāk sadaļā „Ziņas”: viesnīcas pasta pieslēgšana atbild par viesu e-pastu saņemšanu, nevis par portāla jautājumiem. Ja pasts vēl nav pieslēgts un virs saraksta karājas dzeltenais paziņojums „Viesnīcas pasts nav pieslēgts”, tas portāla jautājumus neskar — tie ienāk arī bez tā. Atvērt viesnīcas pastkasti vienīgi jautājumu dēļ nav vajadzīgs.

Atšķirība parādās vienā vietā — pieteikšanās. Viesis portālā nonāk ar personīgo saiti un apstiprina pieteikšanos ar kodu, kas aiziet uz e-pastu, bet kodi ir izejošās vēstules: lai tās aizietu, nosūtīšanai no viesnīcas adreses jābūt iestatītai. Bez tās jautājums nepazudīs — bet viesis var nesaņemt kodu un nenonākt līdz portālam, kurā šis jautājums tiek uzdots. Kā pieslēgt pastu — rakstā Kā pieslēgt viesnīcas pastu.

Skatiet arī

• Jautājumi no Viesu portāla — tas pats stāsts no Inbox puses: kā atpazīt jautājumu, kā uzbūvēta saruna un kā aiziet atbilde.
• Viesu ziņojumi: viens Inbox — kā darbojas kopīgā rinda: e-pasti un portāla jautājumi līdzās.
• Viesa personīgā saite: priekšskatījums un atjaunināšana — kā viesis nonāk portālā un ko darīt, ja saite pazudusi.