Pāreja no izklājlapām: izveidojam viesnīcu ar rokām

Kāpēc	Pāriet no izklājlapām uz sistēmu vienā vakarā: viesnīcas struktūru un cenas ievadīt ar rokām, negaidot migrāciju.
Kam	Viesnīcām, kas uzskaiti vada Excel vai Google Sheets programmās, — aptuveni līdz 20–30 numuriem.
Ko iegūsiet	Izklājlapas rindu vietā — numura veidi un fiziskie numuri, cenu lapas vietā — tarifu plāns un cenas, aizpildītas ceturksnim uz priekšu.
Ierobežojumi	Izklājlapu konvertera sistēmā nav — fails pats neielādēsies. Ievadot fondu ar rokām, iepriekšējie rezervējumi un viesu parādi nepārceļas līdzi: tas jau ir migrācijas ar atbalsta komandu ceļš.

Daudzas mazas viesnīcas pilnībā dzīvo vienā izklājlapā: rindas ir numuri, kolonnas ir datumi, rezervējumi atzīmēti šūnās, bet blakus esošajā lapā — cenas. Ja numuru ir ap divdesmit–trīsdesmit, šo struktūru uz HotelsCalendar ātrāk pārnest ar rokām vienā vakarā nekā sagatavot migrāciju un gaidīt to. Šis raksts ir pārnešanas karte: kas no Jūsu izklājlapas par ko pārvēršas un kādā secībā visu ievadīt.

Izklājlapas rinda ir numurs

Izklājlapa apraksta fondu rindu valodā: „104 · Standarts”, „105 · Standarts”, „201 · Luksa numurs”. Sistēmā modelis ir tieši tāds pats: istabas tips kļūst par numura veidu, bet katra rinda — par fizisku numuru tā iekšienē.

1. Atveriet „Numuri” kreisajā izvēlnē un izveidojiet numura veidus — pa vienam katrai izklājlapā redzamajai istabu grupai: „Standarts”, „Luksa numurs”, „Apartamenti”. Numura veidu sanāks ievērojami mazāk nekā rindu: tie apvieno vienādas istabas.
2. Numura veida iekšienē pievienojiet fiziskos numurus — pa rindu katram numuram.
3. Apzīmējumus pārnesiet no izklājlapas tādus, kādi tie ir: 104, 105, 106… Reģistrēšanās brīdī viesis saņem konkrētu numuru, nevis abstraktu veidu.

Rezultāts: katra izklājlapas rinda kļuva par konkrētu numuru, bet istabu grupas — par numura veidiem.

Plašāk → Numuru fonds: numura veidi, numuri un housekeeping statusi.

Datumu režģis ir Planner

Izklājlapas datumu kolonnas ir Planner kolonnas, bet rindas — tie paši numuri no pirmās sadaļas. Tikai tagad režģis ir dzīvs: klikšķis uz šūnas izveido rezervējumu, bet rezervējumi no vietnes un pieslēgtajiem kanāliem tajā parādās paši.

1. Atveriet „Planner” kreisajā izvēlnē: horizontāli datumi, vertikāli numuri.
2. Noklikšķiniet uz brīvas šūnas — rezervējuma izveides forma atvērsies ar jau aizpildītu numuru un datumiem. Tāpat pārnes arī nākotnes rezervējumus no izklājlapas, ja to nav daudz: viens rezervējums — viena šūna.
3. Cenas Plannerī nelabojiet: režģī dzīvo rezervējumi, bet cenas iestata Cenu menedžerī — izlabojot šūnu vajadzīgajā datumā vai ar masveida atjaunināšanu periodam.

Pēc pārcelšanās izklājlapa vajadzīga tikai kā arhīvs: viss pašreizējais dzīvo Plannerī.

Plašāk → Planner: kā tas darbojas, Cenu maiņa: viens datums vai masveidā.

Cenu lapa ir tarifu plāns

Ja cenas izklājlapā izkārtotas pa lapām — bāzes cena, cena ar brokastīm, „neatmaksājama”, sezonas cena — katra šāda lapa pārvēršas par atsevišķu tarifu plānu. Tarifu plāns ir cena, ēdināšana un atcelšanas nosacījumi vienā paketē, kas piesaistīta numura veidiem. Lielākajai daļai mazu viesnīcu pietiek ar diviem–trīs tarifu plāniem: bāzes, ar ēdināšanu un sezonas.

1. Atveriet „Tarifus” kreisajā izvēlnē un izveidojiet pirmo tarifu plānu — no tās lapas, ar kuru pārdodat visbiežāk.
2. Piesaistiet tarifu plānu numura veidiem, kurus ar to pārdodat.
3. Pārējās lapas ievadiet kā atsevišķus tarifu plānus: ēdināšana un atcelšanas nosacījumi jāiestata katram savam.

Rezultāts: katra cenu lapa ir atsevišķs tarifu plāns ar savu cenu, ēdināšanu un atcelšanas nosacījumiem.

Plašāk → Tarifi: kā tie darbojas.

Ievades secība vienā vakarā

Mazai viesnīcai visa pārnešana ir pa spēkam vienā vakarā. Secība ir svarīga: katrs solis balstās uz iepriekšējā.

1. Numura veidi.
2. Fiziskie numuri numura veidu iekšienē.
3. Pirmais tarifu plāns un tā piesaiste numura veidiem.
4. Cenas Cenu menedžerī — uzreiz ceturksnim uz priekšu, nevis tikai uz divām nedēļām: rezervējumi nāk arī uz datumiem pēc mēneša–diviem, un līdz tam brīdim cenām jau jābūt savās vietās.

Rezultāts: līdz vakara beigām viesnīcai ir struktūra, tarifu plāns un cenas. Pārbaudiet rezultātu praksē: izveidojiet Plannerī testa rezervējumu un atceliet to — Testa rezervējums: ģenerālmēģinājums pirms viesiem.

Nevienam no uzskaitītajiem soļiem nav vajadzīgs speciālists: visu vakaru Jūs pārnesat datus, kas jau izkārtoti Jūsu izklājlapā.

Kad tomēr vajadzīga migrācija

Ievade ar rokām pārnes karkasu — numura veidus, numurus, tarifu plānus, cenas. Vēsturi tā nepārnes: iepriekšējos rezervējumus, viesu bāzi un parādus. Jo vairāk izklājlapā vēstures, jo godīgāk pāreju saukt par migrāciju. Uzskatiet, ka Jums vajadzīga migrācija ar atbalsta komandu, ja:

• izklājlapā ir daudz rezervējumu uz nākotnes datumiem — katru nāktos ievadīt ar rokām;
• izklājlapā glabājas finanšu vēsture — viesu parādi pēc vecajiem rezervējumiem;
• viesnīca jau pārdod caur ārējiem kanāliem — to pārcelšanos labāk iziet secīgi un kopā ar atbalsta komandu.

Šādos gadījumos Jūsu ceļš ir raksts Pārcelšanās no citas sistēmas: kas tiek pārvests. Iebūvētas Excel importēšanas saskarnē nav: rezervējumu pārnešanu veic atbalsta komanda kopā ar Jums. Un, ja šaubāties, ar kuru ceļu pārcelties, rakstiet atbalstam — kopā apskatīsim Jūsu izklājlapu un izvēlēsimies ceļu.

Skatiet arī

• Numuru fonds: numura veidi, numuri un housekeeping statusi — detalizēta numura veidu un fizisko numuru izveides secība.
• Pirmie tarifi un cenas: palaišanas kārtība — kā iekārtots tarifu plāns un kā iestatīt cenas pa datumiem.
• Pārcelšanās no citas sistēmas: kas tiek pārvests — ja datu ir daudz: ko pārnes atbalsta komanda un ko nāksies izveidot no jauna.
• Palaišanas kontrolsaraksts: no konta līdz pirmajai ierašanai — kopējais palaišanas ceļš: ar rokām veiktā ievade no šī raksta sedz tā otro un trešo soli.