Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas


Kāpēc	Fiksēt naudu, ko no viesa saņēmāt pie recepcijas — skaidrā vai ar karti, — lai rezervējumā vienmēr redams, cik apmaksāts un cik atlicis līdz pilnai samaksai.
Kam	Administratoriem un recepcijai — visiem, kas pieņem maksājumus reģistrēšanās brīdī un uzturēšanās laikā.
Ko iegūsiet	Ierakstītu maksājumu rezervējuma kartītē: kopsavilkums „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa” pārrēķinās, maksājums nonāk atvērtajā kases maiņā un žurnālā „Naudas kustība”.
Ierobežojumi	Ieraksts cilnē „Maksājumi” ir apskaita, nevis fiskāls dokuments: rezervējuma vaučers neaizstāj kases čeku. Maksājuma metožu sarakstu nosaka Jūsu viesnīcas katalogs.

Viesis pie recepcijas ir gatavs maksāt — skaidrā naudā vai ar karti. Biežākā dienas operācija rezervējuma kartītē tiek ierakstīta apmēram minūtes laikā: cilne „Maksājumi”, poga „Pievienot maksājumu”, daži lauki formā „Jauns maksājums” — un nauda ir uzskaitīta.

Tālāk — ceļš soli pa solim, formas lauku apskats un tas, kā maksājums maina rezervējuma atlikumu.

Kā reģistrēt maksājumu

Atveriet rezervējuma kartīti: no „Rezervāciju saraksta” vai uzklikšķinot uz rezervējuma joslas Plannerī.
Pārejiet uz cilni „Maksājumi”. Šeit ir pogas „Pievienot maksājumu” un „Izveidot maksājuma saiti”, kopsavilkums „Summa / Apmaksāts / Atlikušā summa” un ierakstu saraksts; ja maksājumu vēl nav — uzraksts „Nav maksājumu”.
Nospiediet „Pievienot maksājumu” — atvērsies forma „Jauns maksājums”.
Aizpildiet laukus (sīkāk — nākamajā sadaļā) un nospiediet „Saglabāt”. Poga „Atcelt” aizver formu, neko neierakstot.

Rezultāts: maksājums parādījās sarakstā cilnē „Maksājumi”, kopsavilkums un bloks „Finanses” kartītes galvenē pārrēķinājās, ieraksts nonāca atvērtajā kases maiņā.

Formas „Jauns maksājums” lauki

„Summa” — obligāts lauks: cik daudz naudas saņēmāt no viesa. Saņēmāt daļēju samaksu — ierakstiet šo daļu; pilnu — visu summu uzreiz.
„Maksājuma metode” — izvēle no Jūsu viesnīcas kataloga: skaidrā naudā, ar karti un citas metodes. Katalogs tiek vadīts ekrānā „Finanses”, cilnē „Maksājumu veidi” — poga „Izveidot maksājuma veidu”.
„Datums” — obligāts lauks; pēc noklusējuma tiek ielikts šodienas datums, ja nepieciešams, izlabojiet.
„Operācijas veids” — pēc noklusējuma „Maksājums”. Lai atgrieztu viesim naudu, izvēlieties „Naudas atmaksa”: atsevišķas pogas atmaksai kartītē nav — atmaksa tiek noformēta ar šo pašu formu.
„Statuss” — pēc noklusējuma „Izpildīts”. Vēl ir „Gaida” un „Atteikts” — maksājumiem, kuri vēl tiek apstiprināti, vai kuri nav izdevušies.
„Apraksts” — piezīme kolēģiem: „maksājums reģistrēšanās brīdī”, „atlikums par uzturēšanos”.

Kā maksājums samazina atlikumu

Cilnē „Maksājumi” un blokā „Finanses” kartītes galvenē — kopsavilkums no trim summām:

„Summa” — cik maksā visa rezervējums (nemaisiet kopā ar lauku „Summa” maksājuma formā);
„Apmaksāts” — cik jau saņemts;
„Atlikušā summa” — cik viesim vēl atlicis samaksāt.

Blakus, „Finansēs”, — sadalījums „Kopā”, „Uzturēšanās” un „Papildu pakalpojumi”, tāpēc redams, no kā sastāv summa.

Saglabājiet maksājumu — kopsavilkums pārrēķinās uzreiz: „Apmaksāts” aug, „Atlikušā summa” samazinās par to pašu summu. Saņēmāt daļu — atlikums samazinās par šo daļu; kad saņemtā summa sasniegs rezervējuma kopsummu, nekas vairs nav jāsamaksā.

Tieši pēc „Atlikušās summas” recepcija atbild uz viesa galveno jautājumu — „cik man vēl jāsamaksā?” — neatverot ne tabulas, ne cilnes.

Maksājums un kases maiņa

Katrs ierakstītais maksājums nonāk atvērtajā maiņā — ekrāns „Finanses”, cilne „Maiņas”: maiņas „Gaidāmais atlikums” aug ar katru maksājumu. Maiņu aizverot, ievadāt „Faktisko atlikumu”, un sistēma rāda starpību pret gaidāmo — tas arī ir kases pārrēķins.

Ja maiņa vēl nav atvērta, atveriet to pirms pirmajiem dienas maksājumiem — citādi pārrēķinam nebūs ar ko salīdzināt. Darba kārtība ar maiņām — rakstā Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt.

Katrs maksājuma ieraksts redzams arī žurnālā „Naudas kustība” — atsevišķā rindā ar atsauci uz rezervējumu, operācijas veidu, maksājuma metodi un summu.

Ierakstīts maksājums vai maksājuma saite

Cilnē „Maksājumi” ir divi veidi, kā pieņemt naudu — izvēlieties pēc situācijas:

„Pievienot maksājumu” — naudu saņēmāt paši uz vietas: skaidrā naudā kasē vai ar karti caur savu termināli. Viesis ir klāt, maksājums notiek tagad — ieraksts rezervējumā parādās uzreiz pēc saglabāšanas.
„Izveidot maksājuma saiti” — viesis maksā pats, tiešsaistē: rezervējuma kartīte izveido saiti, viesis to atver un samaksā ar karti. Saiti sūta iepriekš vai tieši no kartītes — par to rakstā Tiešsaistes maksājuma saite: saņemt maksājumu attālināti.

Īss noteikums: maksājums pie recepcijas — ieraksts; samaksa bez Jūsu līdzdalības — saite.

Ieraksts ir apskaita, nevis čeks

Godīgā robeža: ieraksts cilnē „Maksājumi” ir viesnīcas iekšējā naudas apskaita, nevis fiskāls dokuments. Skaidras naudas un kartes maksājumiem, ko pieņemat klātienē, čeku izsniedz Jūsu pašu kases rīki — ārpus HotelsCalendar; maksājumi tiešsaistē caur YooKassa notiek ar fiskālo čeku — to noformē pati YooKassa un iesniedz nodokļu inspekcijai.

Rezervējuma vaučers ir dokuments par uzturēšanos viesim: to var nosūtīt e-pastā no cilnes „Ziņojumi” (poga „Nosūtīt vaučeru”) vai izdrukāt. Bet vaučers neaizstāj čeku: ja maksājuma metode to prasa, čeks tiek izsniegts ar Jūsu pašu kases rīkiem — ārpus HotelsCalendar.

Sīkāk par vaučeru — rakstā Rezervējuma vaučers: priekšskatījums, druka, valoda.

Skatiet arī

Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt — atvērt maiņu, ienest vai izņemt naudu un aizvērt to ar atlikumu saskaņošanu.
Tiešsaistes maksājuma saite: saņemt maksājumu attālināti — kad viesis maksā pats, tiešsaistē, bez recepcijas.
Rezervējuma vaučers: priekšskatījums, druka, valoda — rezervējuma dokuments viesim: nosūtīšana, drukāšana, valodas.
Viesa reģistrēšanās un izrakstīšanās — pieņemiet maksājumu reģistrēšanās solī.