Принять оплату по брони: наличные, карта, на месте


Зачем	Фиксировать деньги, принятые от гостя на стойке — наличными или картой, — чтобы по брони всегда было видно, сколько оплачено и сколько осталось к доплате.
Кому	Стойке регистрации и администраторам, кто принимает оплату при заселении и во время проживания.
Что получится	Запись платежа в карточке брони: сводка «Сумма / Оплачено / Долг» пересчитывается, платёж попадает в открытую кассовую смену и в журнал движения денег.
Ограничения	Запись в «Платежах» — это учёт, а не фискальный документ: ваучер брони не заменяет чек. Список способов оплаты определяет справочник вашего отеля.

Гость на стойке готов платить — наличными или картой. Самая частая операция дня записывается в карточку брони за минуту: вкладка «Платежи», кнопка «Добавить платёж», несколько полей в форме «Новый платёж» — и деньги учтены.

Ниже — пошаговый путь, разбор полей формы и то, как платёж меняет долг по брони.

Как записать платёж

Откройте карточку брони: из списка «Бронирования» или кликом по бару брони в шахматке.
Перейдите на вкладку «Платежи». Здесь кнопки «Добавить платёж» и «Создать ссылку на оплату», сводка «Сумма / Оплачено / Долг» и список записей; если платежей ещё нет — надпись «Нет платежей».
Нажмите «Добавить платёж» — откроется форма «Новый платёж».
Заполните поля (подробно — в следующем разделе) и нажмите «Сохранить». Кнопка «Отмена» закрывает форму без записи.

Итог: платёж появился в списке на вкладке «Платежи», сводка и блок «Финансы» в шапке карточки пересчитались, запись попала в открытую кассовую смену.

Поля формы «Новый платёж»

«Сумма» — обязательное поле: сколько денег принято от гостя. Приняли часть суммы — укажите её, целиком — всю сумму сразу.
«Способ оплаты» — выбор из справочника вашего отеля: наличные, карта и другие способы. Справочник ведётся в разделе «Финансы», вкладка «Типы оплат» — кнопка «Создать тип оплаты».
«Дата» — обязательное поле; по умолчанию подставляется сегодняшняя, при необходимости поправьте.
«Тип операции» — по умолчанию «Оплата». Для возврата денег гостю выберите «Возврат»: отдельной кнопки возврата в карточке нет, возврат оформляется этой же формой.
«Статус» — по умолчанию «Выполнен». Ещё есть «Ожидание» и «Отклонён» — для платежей, которые ещё подтверждаются или не прошли.
«Описание» — пометка для коллег: «оплата при заселении», «остаток за проживание».

Как платёж гасит долг

На вкладке «Платежи» и в блоке «Финансы» в шапке карточки — сводка из трёх сумм:

«Сумма» — сколько стоит бронь целиком (не путайте с полем «Сумма» в форме платежа);
«Оплачено» — сколько уже принято;
«Долг» — сколько осталось к доплате гостю.

В «Финансах» рядом — разбивка «Итого», «Проживание» и «Доп. услуги», так что видно, из чего складывается сумма.

Сохраните платёж — сводка пересчитается сразу: «Оплачено» вырастет, «Долг» уменьшится на ту же сумму. Приняли часть — долг уменьшится на эту часть; когда принятые деньги сравняются с суммой брони, к доплате ничего не останется.

Именно по «Долгу» стойка отвечает на главный вопрос гостя — «сколько мне ещё заплатить?», не открывая ни таблиц, ни вкладок.

Платёж и кассовая смена

Каждый записанный платёж попадает в открытую смену — раздел «Финансы», вкладка «Смены»: «Ожидаемый остаток» смены растёт с каждым платежом. При закрытии смены вы вносите «Фактический остаток», и система показывает расхождение с ожидаемым — это и есть пересчёт кассы.

Если смена ещё не открыта, откройте её до первых платежей дня — иначе сверке с фактом не с чем будет сравниваться. Порядок работы со сменами — в статье Кассовые смены.

Каждая запись о платеже видна и в журнале «Движение денег» — отдельной строкой со ссылкой на бронь, типом операции, способом оплаты и суммой.

Запись платежа или ссылка на оплату

На вкладке «Платежи» два способа принять деньги — выбирайте по ситуации:

«Добавить платёж» — деньги приняли вы сами на месте: наличные в кассу или карта через ваш терминал. Гость здесь, платёж происходит сейчас — запись появляется в брони сразу после сохранения.
«Создать ссылку на оплату» — гость платит сам, онлайн: карточка брони формирует ссылку, гость открывает её и оплачивает картой. Ссылку отправляют заранее или прямо из карточки — об этом в статье Ссылка на оплату.

Короткое правило: платёж на стойке — запись; оплата без вашего участия — ссылка.

Запись — это учёт, а не чек

Честная граница: запись в «Платежах» — внутренний учёт денег отеля, а не фискальный документ.

Ваучер брони — документ о проживании для гостя: его можно отправить по email из вкладки «Сообщения» (кнопка «Отправить ваучер») или распечатать. Но ваучер не заменяет чек. Для наличных и карт на месте чек оформляется вашими кассовыми инструментами — вне HotelsCalendar; онлайн-платежи через ЮKassa проходят с фискальным чеком — его формирует сама ЮKassa и передаёт в налоговую.

Подробнее про ваучер — в статье Ваучер брони.

Смотрите также

Кассовые смены — открыть смену, внести или изъять деньги и закрыть её со сверкой остатков.
Ссылка на оплату — когда гость платит сам онлайн, без стойки.
Ваучер брони — документ о брони для гостя: отправка, печать, языки.
Заселение и выселение гостя — принять оплату в шаге заселения.