Заселение и выселение гостя


Зачем	Отметить, что гость приехал и получил номер, а при выезде закрыть проживание и принять доплату.
Кому	Администраторам и стойке регистрации, кто встречает и провожает гостей.
Что получится	Гость заселён в конкретный номер парой подтверждений; при выезде операция закрыта, сумма к доплате видна и записана в карточку брони.
Ограничения	Заселение и выселение выполняются по каждому номеру брони отдельно. Номера и суммы в примерах — демо-данные. Приём оплат разобран в статье Принять оплату по брони.

День на стойке — это две очереди: кто заселяется сегодня и кто выезжает. HotelsCalendar держит обе на виду — плитками дня и пресетами списка «Бронирования», — а сами операции собирает в две кнопки: «Заселить» и «Выселить».

Заселение и выселение — операции по номеру, а не статусы брони. Их можно снять так же, как выполнить: у каждой есть своя кнопка отмены.

Если гость стоит на стойке без брони — это отдельный сценарий, walk-in; здесь разбираем плановые заселение и выселение.

Заезды и выезды дня: где их видеть

«Дашборд». Карточки «Заселения сегодня» и «Выселения сегодня» показывают, сколько номеров ждёт по плану и сколько уже сделано; считаются они из живых данных отеля. Кнопка «Открыть бронирования» ведёт сразу в отфильтрованный список.
«Шахматка». Над сеткой — плитки «Заселений», «Выселений», «В отеле» и «К доплате»: очереди дня и деньги перед глазами, пока вы работаете с сеткой. «Заселений» и «Выселений» — кто едет и кто уезжает сегодня, «В отеле» — кто проживает прямо сейчас, «К доплате» — сколько гости ещё должны за этот день. В режиме дня здесь же есть панель очередей «Заселения/Выселения» на сегодня с быстрыми действиями.
Список «Бронирования». Пресеты «Все / Заселения сегодня / Выселения сегодня / Месяц / Архив» собирают нужную очередь одним кликом; вид «Карточки / Компактно» меняет плотность списка.

Итог: две очереди дня — заселения и выселения — видны с любого экрана, и из любой из них до операции один шаг.

Заселить гостя

Откройте «Бронирования» и включите пресет «Заселения сегодня» — в списке останутся брони с заездом на эту дату.
Нажмите «Заселить» в строке нужной брони.

Если работаете из карточки брони — вкладка «Номера и гости»: у каждого гостя в блоке номера свои кнопки «Заселить» и «Выселить», так что заселять можно по одному гостю. Те же быстрые действия — в панели очередей дня на «Шахматке».

Подтвердите операцию: «Заселить в номер 402?» → «Сохранить».

Итог: гость отмечен заселённым в свой номер — в блоке номера появляется «Факт. заселение», а бар брони в шахматке несёт значок «Заселён». Если в брони несколько номеров, операция выполняется по каждому из них отдельно. Передумали — снимите заселение кнопкой «Отменить заселение».

Выселить гостя и принять оплату

В списке «Бронирования» включите пресет «Выселения сегодня» — или просто откройте карточку брони.
Проверьте сумму к доплате: блок «Финансы» в шапке карточки показывает «Итого», «Оплачено» и «Долг» — в том числе по проживанию и доп. услугам; плитка «К доплате» на «Шахматке» собирает эти суммы за день.
Возьмите оплату на стойке и запишите платёж в карточке брони — вкладка «Платежи» (пошаговый разбор — в статье Принять оплату по брони). Уезжает не вся компания — выселяйте по одному гостю, кнопками в блоке номера.
Нажмите «Выселить» в строке или в карточке и подтвердите: «Выселить из номера 402?» → «Сохранить». Появится уведомление «Выселение выполнено».

Действия в строке брони сменятся на «Отменить заселение | Отменить выселение» — обе операции ещё можно откатить.

Итог: проживание закрыто — в блоке номера отмечено «Факт. выселение», на баре брони — значок «Выселен». Операцию можно отменить кнопкой «Отменить выселение» — например, если гость передумал уезжать.

Поздний выезд: услуга «Late Check-out»

Если гость просит остаться в номере до 15:00 в день выезда, добавьте в бронь услугу каталога Late Check-out — она разовая и продаётся на бронирование:

Услуги «раннее заселение» в каталоге услуг нет. Откройте карточку брони, вкладка «Доп. услуги», кнопка «Добавить услугу».
Выберите «Late Check-out», укажите дату и количество — цена подставится из каталога.
Нажмите «Сохранить»: услуга появится в таблице вкладки со своей ценой и стоимостью, а сумма сразу попадёт в «Долг» карточки и в плитку «К доплате».

Итог: услуга закреплена за бронью, и к выезду остаётся принять доплату — шаги выше. Убрать услугу, если гость передумал, можно на той же вкладке, в строке услуги.

Анкета гостя по скану паспорта

Данные для анкеты не обязательно вносить руками — карточка гостя заполняется по скану паспорта:

Откройте карточку гостя: из брони — вкладка «Номера и гости», кнопка «Редактировать гостя».
Отсканируйте паспорт гостя — система распознает документ и подставит данные в анкету.
Проверьте распознанные поля и сохраните.

Если гость уже бывал у вас, найдите его в разделе «Гости» поиском по фамилии, имени или телефону. Карточка гостя хранит контакты, историю броней и файлы — при следующем приезде анкета уже под рукой.

Итог: анкета заполнена без ручного ввода, а имя и документы гостя совпадают с паспортом.

Если не получается

Номер уже занят. На него проданы две брони. Конфликт решается переносом одной из броней на свободный номер — порядок действий в статье Если появилась двойная бронь.
Гость не приехал. Откройте карточку брони и смените статус через меню кнопки «Подтверждено ▾» — выберите «Неявка». Этот статус означает, что гость не заехал. Рядом в меню — «Предварительно», «Опция», «Предложение» и «Отменено»; полный разбор статусов — в статье Статусы брони: что означают шесть состояний.

Смотрите также

Онлайн-подготовка к заезду: сопровождающие и документы — гость сам заполняет анкету и загружает документы до заселения.
Гость без брони: от стойки до ключа — когда гость заселяется без предварительной брони.
Если появилась двойная бронь — что делать, если номер продан дважды.
Карточка брони: что внутри — где в брони живут платежи, гости, тариф и услуги.