Деньги в отеле: где что лежит


Зачем	Сориентироваться в деньгах отеля: где смотреть долг брони, где открыть кассу и журнал, где настраиваются налоги и как взять оплату удалённо.
Кому	Администраторам, стойке регистрации и владельцам — всем, кто принимает оплаты и следит за долгами.
Что получится	Карта денег: четыре места, где живут суммы, — и понятный маршрут, какая статья отвечает на какую задачу.
Ограничения	Это обзор-ориентир, а не пошаговая инструкция: кассовая смена, приём оплаты, ваучер и налоги разобраны в отдельных статьях (см. «Смотрите также»). PDF-счетов в системе нет — см. «Честные границы».

Деньги в PMS HotelsCalendar не собраны в один «бухгалтерский» раздел — каждая сумма живёт там, где с ней работают. Долг конкретной брони — в карточке брони, касса и журнал — на экране «Финансы», налоги — в тарифах и карточке брони, онлайн-оплата — по ссылке из карточки.

Этот обзор — карта местности: что где лежит и куда идти за каждой задачей.

Где живут деньги

Четыре места, и каждое — про своё:

Карточка брони — деньги конкретного проживания: сводка «Сумма / Оплачено / Долг», платежи брони и ссылка на онлайн-оплату.
Экран «Финансы» — касса и журнал: смены дня и движение денег по всему отелю.
Тарифы — откуда в ценах берутся налоги: настроены один раз, считаются сами.
Ссылка на оплату — способ взять деньги удалённо, не дожидаясь гостя на стойке.

Долг брони: «Сумма / Оплачено / Долг»

Самая частая денежная задача дня — понять, кто и сколько должен. Ответ всегда в карточке брони:

в шапке — блок «Финансы»: «Итого», «Оплачено», «Долг» и разбивка «Проживание» / «Доп. услуги»;
на вкладке «Платежи» — сводка «Сумма / Оплачено / Долг» и список платежей брони.

Суммы пересчитываются сами: добавили услугу или записали оплату — «Долг» обновился сразу. Гость на стойке спрашивает про оплату — ответ уже на экране, без переходов по разделам.

Долг не прячется и в шахматке: над сеткой есть плитка «К доплате» с суммой по всем броням дня, а на баре неоплаченной брони — маркер «частично» и значок неоплаты.

Подробный обход карточки — в статье Карточка брони: что внутри.

Касса и журнал: экран «Финансы»

Касса отеля и журнал движения денег живут отдельным экраном «Финансы» в левом меню. В нём четыре вкладки: «Движение денег» · «Смены» · «Документы» · «Типы оплат». Две из них — рабочие инструменты дня стойки:

«Смены» — кассовая смена: открыть её с начальным остатком, в течение дня вносить и изымать деньги, в конце закрыть и сверить фактический остаток с ожидаемым. Пошагово — в Кассовая смена: открыть, принять оплату, закрыть.
«Движение денег» — журнал: каждая операция одной строкой — дата, источник, тип, способ оплаты, сумма и документ, к которому она относится; быстрые фильтры отделяют карту от наличных, а внесения и изъятия — от оплат. Как читать журнал — в Журнал движения денег.

Ещё две вкладки — «Типы оплат», справочник способов оплаты вашего отеля, — и «Документы».

Налоги

Налоги в системе считаются сами — вручную по каждой брони их никто не считает. Настройка живёт в настройках отеля (раздел «Настройки → Налоги»): ставки НДС и правила городских сборов задаются один раз, дальше каждая ночь получает свои налоги автоматически.

Внутри брони налоги видны в двух местах: колонка «Налоги» в «Детализации по дням» на вкладке «Тариф» — видно, из чего сложилась цена каждой ночи, — и отдельная вкладка «Городской налог» с расчётом сбора по брони.

Как настроить один раз и что увидит гость — в статье Налоги и городские сборы.

Онлайн-оплата

Взять оплату удалённо можно ссылкой: на вкладке «Платежи» карточки брони есть кнопка «Создать ссылку на оплату». Гость открывает ссылку и платит сам — сумма приходит в бронь. Там же живёт блок «Депозит-гарантия», которым фиксируется депозит брони.

Как попросить нужную сумму и что учесть — в статье Ссылка на онлайн-оплату.

Честные границы

Несколько границ, о которых честно скажем сразу:

PDF-счетов в системе нет. Документ, который оформляется по брони, — это ваучер, подтверждение брони для гостя. Его можно посмотреть, распечатать и отправить на email — но это не счёт и не фискальный документ. Подробнее — в Ваучер брони.
Журнал — не отчёт. «Движение денег» — оперативный экран текущего месяца: что прошло через отель сейчас. Отчёта за произвольный период он не заменяет.
В Гостевом портале гость оплату провести не может. Портал — про просмотр брони и переписку; платёж проходит только по ссылке на оплату.

Смотрите также

Кассовая смена: открыть, принять оплату, закрыть — рабочий день кассы от начального остатка до сверки.
Принять оплату по брони: наличные, карта, на месте — записать оплату в карточку брони.
Ваучер брони: превью, печать, язык — документ по брони: посмотреть, распечатать, отправить гостю.