Pieniądze w hotelu: co gdzie leży

Po co	Zorientować się w pieniądzach hotelu: gdzie sprawdzić dług rezerwacji, gdzie otworzyć kasę i dziennik, gdzie ustawia się podatki i jak przyjąć płatność na odległość.
Dla kogo	Administratorom, recepcji i właścicielom — wszystkim, którzy przyjmują płatności i pilnują długów.
Co uzyskasz	Mapę pieniędzy: cztery miejsca, w których żyją kwoty, i czytelną trasę — który artykuł odpowiada na które zadanie.
Ograniczenia	To przegląd orientacyjny, a nie instrukcja krok po kroku: zmianę kasową, przyjęcie płatności, voucher i podatki omawiają osobne artykuły (zob. „Zobacz też”). Faktur PDF w systemie nie ma — zob. „Uczciwe granice”.

Pieniądze w PMS HotelsCalendar nie są zebrane w jeden „księgowy” dział — każda kwota żyje tam, gdzie się z nią pracuje. Dług konkretnej rezerwacji — w karcie rezerwacji, kasa i dziennik — na ekranie „Finanse”, podatki — z ustawień obiektu, widać je w karcie rezerwacji, a płatność online przychodzi linkiem z karty.

Ten przegląd to mapa: co gdzie leży i gdzie iść po każdą sprawę.

Gdzie żyją pieniądze

Cztery miejsca, każde o czymś innym:

• Karta rezerwacji — pieniądze jednego pobytu: podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty”, płatności rezerwacji i link do płatności online.
• Ekran „Finanse” — kasa i dziennik: zmiany dnia i ruch pieniędzy w całym obiekcie.
• Stawki — skąd w cenach biorą się podatki: ustawia się je raz, liczą się same.
• Link do płatności — sposób, by przyjąć pieniądze na odległość, bez czekania na gościa przy recepcji.

Dług rezerwacji: „Kwota / Opłacono / Do zapłaty”

Najczęstsze dzienne zadanie związane z pieniędzmi — zrozumieć, kto i ile jest winien. Odpowiedź jest zawsze w karcie rezerwacji:

• w nagłówku — blok „Finanse”: „Razem”, „Opłacono”, „Do zapłaty” i rozbicie „Pobyt” / „Usługi dodatkowe”;
• na zakładce „Płatności” — podsumowanie „Kwota / Opłacono / Do zapłaty” i lista płatności rezerwacji.

Kwoty przeliczają się same: dodasz usługę albo zapiszesz płatność — „Do zapłaty” odświeża się od razu. Gość na recepcji pyta o płatność — odpowiedź jest już na ekranie, bez przechodzenia między działami.

Ani w Plannerze dług się nie chowa: nad siatką jest kafelek „Do zapłaty” z sumą za wszystkie rezerwacje dnia, a na pasku nieopłaconej rezerwacji — znacznik „częściowo” i plakietka „Nieopłacona”.

Szczegółowy obchód karty — w artykule Karta rezerwacji: co jest w środku.

Kasa i dziennik: ekran „Finanse”

Kasa obiektu i dziennik ruchów pieniędzy żyją na osobnym ekranie „Finanse” w lewym menu. W nim cztery zakładki: „Ruchy pieniędzy” · „Zmiany” · „Dokumenty” · „Typy płatności”. Dwie z nich to codzienne narzędzia pracy recepcji:

• „Zmiany” — zmiana kasowa: otwiera się ją ze stanem początkowym, w ciągu dnia wpłaca i wypłaca gotówkę, a na koniec zamyka i porównuje stan faktyczny z oczekiwanym. Krok po kroku — w Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij.
• „Ruchy pieniędzy” — dziennik: każda operacja jednym wierszem — data, źródło, typ, sposób płatności, kwota i dokument, do którego należy; szybkie filtry oddzielają kartę od gotówki, a wpłaty i wypłaty — od płatności. Jak czytać dziennik — w Dziennik ruchów pieniędzy.

Pozostałe dwie zakładki to „Typy płatności” — wykaz sposobów płatności Twojego obiektu — oraz „Dokumenty”.

Podatki

Podatki w systemie liczą się same — ręcznie przy każdej rezerwacji nie liczy ich nikt. Konfiguracja mieszka w ustawieniach obiektu (sekcja „Ustawienia → Podatki”): stawki VAT i zasady opłat miejscowych ustawia się raz, a każda noc dostaje swoje podatki automatycznie.

Wewnątrz rezerwacji podatki widać w dwóch miejscach: kolumna „Podatki” w „Rozbiciu po dniach” na zakładce „Stawka” — widać, z czego złożyła się cena każdej nocy — oraz osobna zakładka „Opłata miejscowa” z wyliczeniem opłaty za rezerwację.

Jak skonfigurować raz i co zobaczy gość — w artykule Podatki i opłaty miejscowe.

Płatność online

Płatność na odległość przyjmuje się linkiem: na zakładce „Płatności” karty rezerwacji jest przycisk „Utwórz link do płatności”. Gość otwiera link i płaci sam — kwota wchodzi do rezerwacji. W tym samym miejscu żyje blok „Przedautoryzacja”, którym zabezpiecza się depozyt rezerwacji.

Jak poprosić o właściwą kwotę i co uwzględnić — w artykule Link do płatności online.

Uczciwe granice

Kilka granic, o których powiemy szczerze od razu:

• Faktur PDF w systemie nie ma. Dokumentem wystawianym dla rezerwacji jest voucher — potwierdzenie rezerwacji dla gościa. Można go podejrzeć, wydrukować i wysłać mailem — ale to nie faktura ani dokument fiskalny. Więcej — w Voucher rezerwacji.
• Dziennik to nie raport. „Ruchy pieniędzy” to ekran operacyjny bieżącego miesiąca: co teraz przepływa przez obiekt. Nie zastąpi raportu za dowolnie wybrany okres.
• W Guest Portalu gość płatności nie przeprowadzi. Portal służy do podglądu rezerwacji i korespondencji; płatność idzie tylko przez link do płatności.

Zobacz też

• Zmiana kasowa: otwórz, przyjmij płatność, zamknij — dzień pracy kasy: od stanu początkowego po porównanie stanów.
• Przyjmij płatność za rezerwację: gotówka, karta, na miejscu — zapisz płatność w karcie rezerwacji.
• Voucher rezerwacji: podgląd, druk, język — dokument rezerwacji: podejrzyj, wydrukuj, wyślij gościowi.