Rezerwacje z kanałów: co trafia do Plannera


Po co	Zrozumieć, co dzieje się z rezerwacją po tym, jak sprzedał ją kanał — skąd się bierze, gdzie ją widać i czym różni się od rezerwacji bezpośredniej.
Dla kogo	Administratorom i recepcji hotelu — tuż po podłączeniu kanałów sprzedaży (albo tuż przed).
Co uzyskasz	Jasny obraz drogi rezerwacji z kanału: pojawienie się w kalendarzu, źródło na liście, w karcie i w Plannerze oraz dane, które kanał przekazał razem z rezerwacją.
Ograniczenia	Rezerwacje sprzed podłączenia kanału same nie przyjeżdżają — importuje się je ręcznie za wybrany okres. Prowizji kanału w karcie rezerwacji nie ma.

Kanał sprzedał pokój — i od tej chwili rezerwacja żyje w systemie jak każda inna: ta sama karta, te same statusy, ten sam wiersz w Plannerze. Różnic względem rezerwacji bezpośredniej jest niewiele, ale warto znać je z wyprzedzeniem: gdzie rezerwacja się pojawia, skąd przyjechała i co wolno w niej zmieniać. Większość drogi dzieje się sama — warto rozumieć mechanizm, żeby odróżniać normę od problemu. W artykule — cała droga rezerwacji z kanału.

Jak rezerwacja trafia do kalendarza

Nowe rezerwacje z podłączonych kanałów trafiają do Plannera same: system przyjmuje je bez ręcznego wpisywania, a w rogu ekranu wyskakuje powiadomienie o nowej sprzedaży. Razem z rezerwacją przyjeżdżają gość, daty pobytu i numer rezerwacji kanału — po nim rezerwację zawsze można zweryfikować w extranecie kanału. Zanim dotrzesz do Plannera, rezerwacja jest już na siatce.

Dostępność jest przy tym jedna dla wszystkich: każda sprzedaż przelicza ją dla wszystkich kanałów z jednego kalendarza. To, co sprzedano w jednym kanale, natychmiast przestaje być na sprzedaż w pozostałych — osobnego licznika dostępności dla kanałów nie ma. Obraz w Plannerze i obraz w kanale to więc ten sam obraz: wolne jest wszędzie tak samo.

Jedno „ale”: rezerwacje sprzedane przed podłączeniem kanału same nie przyjeżdżają — system zaczyna przyjmować rezerwacje od momentu podłączenia. Wcześniejsze importuje się ręcznie, za potrzebny okres: jak to zrobić — w artykule Import wcześniejszych rezerwacji.

I ostatnie rozwidlenie drogi: jeśli kanał sprzedał pokój w tym samym momencie, w którym wprowadzono go do systemu, taka para rezerwacji trafia do obsługi — to scenariusz podwójnej rezerwacji; ma własny artykuł o rozwiązywaniu konfliktu w Plannerze.

Gdzie widać źródło

Źródło to znacznik tego, gdzie sprzedano rezerwację: przez kanał czy bezpośrednio. Widać je w trzech miejscach, każde — do własnego zadania:

Na liście „Rezerwacje” — tekstem w wierszu rezerwacji: „Potwierdzona przez Booking.com”, „Potwierdzona przez Expedia”. Rzut oka na listę to najszybszy sposób, żeby zobaczyć, ile rezerwacji przyjechało dziś z kanałów.
W karcie rezerwacji — logo i nazwa kanału obok daty utworzenia rezerwacji. Otworzysz konkretną rezerwację — źródło jest przed oczami, bez filtrów i szukania.
W Plannerze — logo kanału na pasku rezerwacji. Siatka pokazuje źródła wprost na planie: który wiersz to rezerwacja z kanału, widać zanim cokolwiek klikniesz.

Rezerwacje bezpośrednie źródła nie mają: sprzedaje je obiekt sam, więc znacznik jest im niepotrzebny. Dlatego rezerwację z kanału poznaje się w systemie jednym spojrzeniem — w każdym z trzech miejsc.

Jest i czwarte miejsce, techniczne: w rozszerzonych filtrach listy „Rezerwacje” mieszka filtr „Źródło”. Trzy miejsca powyżej odpowiadają na pytanie „skąd ta rezerwacja”, filtr — na pytanie „co ten kanał sprzedał w danym okresie”: wybiera się nim rezerwacje jednego kanału, gdy trzeba nie rzutu oka, lecz zestawienia.

Dane z kanału w karcie

Rezerwacja z kanału otwiera się tą samą kartą co bezpośrednia: gość, daty pobytu, stawka i polityka anulowania — to zwykłe pola karty, wypełnione z danych, które kanał przekazał razem z rezerwacją. Osobnej, „kanałowej” wersji karty nie ma — z rezerwacją pracuje się jak z każdą inną: płatności, dokumenty i wiadomości do gościa prowadzi się w tych samych zakładkach co przy bezpośredniej.

Osobne miejsce jest tylko na „surowe” dane kanału — zakładka „Informacje z kanału”, dwunasta i ostatnia w rzędzie, obok „Historii” (obchód wszystkich zakładek — w artykule Karta rezerwacji: co jest w środku). W środku zakładki — sekcja z danymi, które kanał przekazał razem z rezerwacją: w takiej postaci, w jakiej oddał je kanał, bez przekładania na pola karty. Sekcja bywa zwinięta — rozwiń ją kliknięciem w nagłówek. Jeśli kanał nie przekazał niczego ponad zwykłe pola, blok w środku będzie pusty — to normalny stan, nie awaria.

Czego w karcie nie ma — prowizji kanału. Ile kanał zatrzymał z tej sprzedaży, karta rezerwacji nie pokazuje: nie ma co szukać jej wśród pól i zakładek.

Przenoszenie w Plannerze

Rezerwacji z kanałów nie przenosi się w Plannerze myszą — domyślnie wyłączone jest dla nich ręczne przenoszenie (jak dla rezerwacji grupowych i rezerwacji na 5 i więcej pokoi). Tak system zabezpiecza się przed rozsynchronizowaniem z kanałem: gdyby pokój zmieniał się tylko w PMS, kanał wciąż uważałby, że gość mieszka w starym.

Kliknięcie takiej rezerwacji otwiera kartę — pokój i daty zmienia się przez kartę rezerwacji, a nie przeciąganiem po siatce. Dla rezerwacji bezpośrednich przenoszenie myszą nigdzie nie zniknęło: ograniczenie dotyczy tylko rezerwacji z kanałów, grupowych i dużych.

Rezultat: rezerwację z kanału przesuwa się dokumentami, a nie myszą — najpierw poprawka w karcie, potem siatka sama pokaże rezerwację na nowym miejscu.

Zmiany i anulacje po stronie kanału

Gość przedłużył pobyt, zmienił daty albo anulował rezerwację po stronie kanału — system sam to pobierze: zmiany i anulacje idą tym samym strumieniem co nowe rezerwacje, obsługiwać ich ręcznie nie trzeba. Ani przepisywać zmiany, ani osobno oznajmiać ją kanałowi — niczego z tego nie trzeba. Osobnego ekranu dla takich zdarzeń nie ma — dane rezerwacji aktualizują się w zwykłym trybie.

Jak szybko kanał przekaże zmianę — stałych terminów nie ma: kanał stosuje i przekazuje zmiany według własnych zasad. Lustrzanie działa anulowanie po Twojej stronie: rezerwacja anulowana w systemie sama odchodzi do podłączonych kanałów — osobno powiadamiać kanał nie trzeba.

Uczciwe granice

Dwie granice, o których mówimy uczciwie od razu:

Eksport rezerwacji do CSV umie filtrować po źródle. Wyciągnięcie rezerwacji jednego kanału do osobnego pliku to ustawienie filtra w eksporcie, a nie ręczne wybieranie wierszy. Osobny artykuł o eksporcie jest w przygotowaniu — dodamy link, gdy się ukaże.
Tuż po pierwszym podłączeniu katalog kanału może być pusty. Dopóki kanał nie przekaże typów pokoi, nie ma czego mapować — okno mapowania pokaże ostrzeżenie „Katalog OTA jest pusty. Sprawdź podłączenie kanału i ID obiektu.” Lekarstwo: sprawdzenie podłączenia i ID obiektu w kanale. Jak działa mapowanie i co sprawdzać — w artykule Mapowanie: łączymy kategorie i stawki kanału z PMS.

Zobacz też

Mapowanie: łączymy kategorie i stawki kanału z PMS — co się mapuje i co robić, gdy katalog kanału jest pusty.
Import wcześniejszych rezerwacji — przenieść rezerwacje sprzedane przed podłączeniem kanału.
Podwójne rezerwacje: zapobiegaj i rozwiązuj — co się dzieje, gdy kanał sprzedał pokój w tym samym momencie co recepcja.
Karta rezerwacji: co jest w środku — wszystkie dwanaście zakładek karty, w którą otwiera się rezerwacja z kanału.