Szablony e-maili: wiadomości i vouchery


Po co	Ustawić, które e-maile wychodzą do gości automatycznie — potwierdzenia, przypomnienia, informacje o płatnościach — i jak wyglądają.
Dla kogo	Administratorowi, który konfiguruje komunikację z gośćmi.
Co uzyskasz	Własny szablon z tematem, wyglądem i triggerem wysyłki — oraz świadomość, że gotowej listy „e-maili systemowych” nie ma: e-maile definiujesz sam.
Ograniczenia	Potrzebny skonfigurowany nadawca — poczta hotelu. E-maili w PDF nie ma — wiadomości składają się z HTML-u, a druk odbywa się środkami przeglądarki.

E-maile do gościa — potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie o zameldowaniu, wiadomość po płatności — składają się w kreatorze szablonów: określasz treść, wygląd i zdarzenie, po którym e-mail wychodzi sam. Gotowej listy „e-maili systemowych” w HotelsCalendar nie ma: co i kiedy dostaje gość, definiują Twoje szablony. W artykule — gdzie mieszkają szablony, co potrafi edytor i jak złożyć pierwszy szablon w kilka minut.

Gdzie mieszkają szablony

Otwórz „Ustawienia” w lewym menu.
Na ekranie z kartami sekcji znajdź kartę „Szablony e-maili” — z podpisem „Szablony powiadomień e-mail”.
Otworzy się strona „Szablony e-maili”: jej podtytuł brzmi „Edytor Studio: treść, podgląd, zdarzenia wysyłki”.

Rezultat: jesteś na stronie szablonów. Dopóki szablonów nie ma, lista jest pusta — napis „Nie ma jeszcze szablonów” i zachęta „Utwórz pierwszy szablon”.

Przycisk „Dodaj” od razu tworzy szkic — „Nowy szablon” z datą utworzenia w nazwie — i otwiera edytor. Wiersz gotowego szablonu ma dwa działania: „Edytuj szablon” i „Usuń szablon”; usunięcie prosi o potwierdzenie: „Szablon zostanie ukryty na liście”.

Co potrafi edytor Studio

„Edytor Studio” — określenie z podtytułu strony; w istocie to kreator e-maili z trzema zakładkami: „Treść”, „Podgląd”, „Kiedy wysyłać”. Główna praca dzieje się na pierwszej.

„Nazwa szablonu” — jak szablon jest podpisany na liście; gość nazwy nie widzi.
„Parametry e-maila”: „Aktywny język” — szablon można prowadzić w kilku językach; „Temat e-maila” — wiersz, który gość zobaczy w swojej skrzynce; „Motywy wizualne” — dwanaście gotowych wyglądów: „Klasyczny”, „Premium”, „Minimalistyczny”, „Biznesowy” i inne.
Formatowanie — pogrubienie i kursywa, nagłówki, listy, linki; obrazy wchodzą na dwa sposoby — „Plik obrazu” i „URL obrazu”.
Zmienne — podstawienia z rezerwacji. Zebrane w grupy „Wszystkie”, „Rezerwacja”, „Goście”, „Pokoje”, „Finanse”, „Obiekt”; wśród nich „Kod rezerwacji”, „Przyjazd”, „Imię gościa”, „Kwota”, „Saldo”. Wstaw zmienną do treści — w e-mailu na jej miejscu pojawią się dane konkretnej rezerwacji.
Trzy bloki e-maila: „Treść e-maila (wizualnie)” — sama wiadomość, w której lądują i formatowanie, i zmienne; „Tekst e-maila” — jego wersja czystym tekstem, bez formatowania; „Załączniki” — pliki, które wychodzą razem z e-mailem.

„Podgląd” pokazuje wiadomość oczami gościa: tutaj sprawdza się wygląd i to, czy zmienne się podstawiły. „Kiedy wysyłać” — o triggerach; temu poświęcona jest kolejna sekcja.

Kiedy wysyłać: 5 triggerów

Trigger to zdarzenie, po którym e-mail wychodzi do gościa bez Twojego udziału. Jest ich pięć: „Utworzono rezerwację”, „Zmieniono status rezerwacji”, „Zameldowanie”, „Wymeldowanie”, „Otrzymano płatność”.

„Utworzono rezerwację” — e-mail przy nowej rezerwacji, na przykład potwierdzenie ze szczegółami przyjazdu.
„Zmieniono status rezerwacji” — e-mail, gdy rezerwacja zmieniła status.
„Zameldowanie” i „Wymeldowanie” — e-maile przypięte do tych dat: przypomnienie z wyprzedzeniem albo wiadomość po fakcie.
„Otrzymano płatność” — e-mail, gdy po rezerwacji przyszła płatność.

Przy każdym triggerze podejmujesz dwie decyzje. Pierwszy — „Od razu” albo „O wybranej porze”: z przesunięciem „Przed” albo „Po” wskazanej godziny — tak składają się przypomnienia o zameldowaniu i e-maile po wymeldowaniu. Drugi — źródła, to znaczy dla jakich rezerwacji szablon obowiązuje: „OTA”, „Booking Engine”, „Ręczna rezerwacja” i jeszcze dwie pozycje, ukryte za „+ 2”.

Jeszcze raz sama zasada: gotowego zestawu „e-maili systemowych” w systemie nie ma — zestaw e-maili hotelu to dokładnie Twoje szablony i ich triggery. Wyjątek jest jeden — voucher, o nim niżej.

Utwórz szablon: krótka droga

Na stronie „Szablony e-maili” naciśnij „Dodaj” — szkic otworzy się w edytorze.
Na zakładce „Treść” wypełnij „Nazwę szablonu” i „Temat e-maila”, wybierz język i „Motyw wizualny”, złóż treść e-maila ze zmiennymi.
Otwórz „Podgląd” — sprawdź wygląd i podstawienie zmiennych.
Na zakładce „Kiedy wysyłać” wybierz trigger, „Od razu” albo „O wybranej porze” i źródła.
Zapisz szablon.

Rezultat: szablon zapisany i widoczny na liście. Od tej chwili e-maile wychodzą same: zdarzenie się zdarzyło — gość dostał e-mail.

Voucher

Voucher — potwierdzenie rezerwacji — żyje według innych reguł. To szablon systemowy: e-mail z voucherem wychodzi do gościa sam przy utworzeniu rezerwacji, zakładać dla niego szablonu nie trzeba. Wygląd — podgląd HTML, druk — przeglądarką; pliku PDF voucher nie tworzy. Języki, wysyłka przy anulowaniu i historia wysyłek — w artykule Voucher rezerwacji: podgląd, druk, język.

Grupa „Voucher” na liście typów szablonów istnieje. Ale nie warto zakładać, że gotowy systemowy szablon vouchera da się otworzyć i przerobić: jego edytowalność nie jest gwarantowana. Własne e-maile buduj w edytorze — voucher zostaw systemowi.

Uczciwe granice

Bez poczty e-maile nie wychodzą. Nadawcą jest skrzynka hotelu z przeznaczeniem „Wysyłanie maili z szablonów”. Dopóki wysyłka nie jest podłączona i nie przeszła weryfikacji, nie wyjdzie żaden szablon — a nawet e-mail z kodem Guest Portal, bez którego gość nie wejdzie do portalu. Droga konfiguracji — w artykule Podłącz pocztę hotelu.
„Szablon” w odpowiedziach. W edytorze odpowiedzi sekcji „Wiadomości” jest przycisk „Szablon”: wstawia do e-maila treść Twoich szablonów — te same gotowce działają też w ręcznej korespondencji.
E-maili w PDF nie ma. E-maile składają się z HTML-u; wersja do druku — standardowe okno druku przeglądarki, jak przy voucherze.

Zobacz też

Podłącz pocztę hotelu — skonfiguruj nadawcę, bez którego szablony milczą.
Voucher rezerwacji: podgląd, druk, język — systemowy e-mail o rezerwacji: języki i trzy drogi wysyłki.
Pytania z Guest Portalu — drugi strumień sekcji „Wiadomości”, który działa też bez poczty.
Przygotowanie gości do przyjazdu: osoby towarzyszące i dokumenty — co gość robi w portalu przed zameldowaniem.