Usługi w rezerwacji: dodać albo sprzedać na recepcji


Po co	Sprzedać gościowi śniadanie, transfer albo późne wymeldowanie tak, żeby pieniądze od razu trafiły do rezerwacji.
Dla kogo	Pracownikom recepcji i administratorom, którzy obsługują rezerwacje i dopłaty na miejscu.
Co uzyskasz	Usługę w tabeli zakładki „Usługi dodatkowe” karty rezerwacji; jej kwota od razu trafia do pozycji „Usługi dodatkowe” i „Do zapłaty” w nagłówku karty.
Ograniczenia	Usługi pochodzą z katalogu hotelu: cenę w formularzu podstawia katalog, więc nową usługę najpierw tworzy się w nim. Usługi „wczesne zameldowanie” w katalogu nie ma — z usług na przesunięcie w czasie jest tylko późne wymeldowanie. Wyżywienie dzień po dniu to osobna zakładka „Wyżywienie” (plan wyżywienia rezerwacji), a nie usługi z katalogu.

Gość na recepcji prosi o śniadanie dla dwojga, transfer na lotnisko albo późne wymeldowanie — dodanie tego do rezerwacji zajmuje minutę. Usługę wybiera się z katalogu hotelu, cena podstawia się sama, a kwotę od razu widać w pieniądzach rezerwacji. Niczego nie trzeba przeliczać ręcznie: zapiszesz usługę — sumy już są nowe.

Dodaj usługę

Usługę dodaje się, gdy gość o coś poprosi na recepcji albo gdy umówiliście się z nim wcześniej: śniadanie na jutro, sesja spa pod wieczór, parking na wszystkie dni rezerwacji.

Otwórz kartę rezerwacji i przejdź na zakładkę „Usługi dodatkowe”.
Kliknij „Dodaj usługę”.
W formularzu „Dodaj usługę” wypełnij pola:
- „Usługa”* — wybierz z katalogu hotelu, na przykład śniadanie, transfer albo sesja spa;
- „Częstotliwość”* — domyślnie „1 raz”;
- „Data”* — dzień, którego usługa dotyczy;
- „Ilość”* — ile sztuk;
- „Cena”* — podstawia się sama z katalogu;
- „Opis” — opcjonalna notatka do usługi.

Pola z gwiazdką są obowiązkowe: usługa, częstotliwość, data, ilość i cena. Data to ten dzień pobytu, którego usługa dotyczy: śniadania — na dni rezerwacji, późne wymeldowanie — na dzień wyjazdu.

Kliknij „Zapisz” — wyskoczy powiadomienie „Usługa dodana”.

Efekt: usługa pojawiła się wierszem w tabeli zakładki, a jej kwota weszła do sum karty.

Zakładka „Usługi dodatkowe” to jedna z dwunastu zakładek karty rezerwacji. Sąsiednie zakładki też mówią o pieniądzach rezerwacji: „Płatności” — o wpłatach, „Stawka” — o cenie pobytu, „Wyżywienie” — o planie wyżywienia.

Przeliczenie: kwota od razu do zapłaty

Kwota zapisanej usługi od razu trafia do bloku „Finanse” w nagłówku karty: pozycja „Usługi dodatkowe” rośnie, a dokładnie tyle samo przybywa w „Do zapłaty” — czyli w tym, co gość ma jeszcze dopłacić. Zmienia się też suma rezerwacji. Osobnego przycisku przeliczania nie ma: dodasz śniadanie dla dwojga — „Usługi dodatkowe” rosną, i „Do zapłaty” — dokładnie o tyle samo.

Blok „Finanse” układa pieniądze rezerwacji wiersz po wierszu: „Pobyt”, „Usługi dodatkowe”, „Opłacono” i „Do zapłaty”. Usługę widać też w rozbiciu na dni: na zakładce „Stawka” jest tabela „Rozbicie po dniach” z własną kolumną „Usługi dodatkowe”. Na pytanie gościa „ile mi zostało do dopłaty?” odpowiedź jest w tych wierszach.

Te same pieniądze gość widzi u siebie: w Guest Portalu przy jego rezerwacji pokazana jest kwota do zapłaty, a zamówione usługi wchodzą do tej sumy.

Samo przyjęcie pieniędzy to osobny krok: płatności na rezerwacji zapisuje się na zakładce „Płatności” karty — jak to zrobić, opisuje artykuł Przyjmij płatność za rezerwację.

Usuń lub zmień usługę

Żeby zdjąć usługę z rezerwacji, kliknij przycisk w jej wierszu i potwierdź działanie: pojawi się pytanie „Usunąć tę usługę z rezerwacji?” — kliknij „Zapisz”. Wyskoczy powiadomienie „Usługa usunięta”, a sumy w nagłówku wrócą do poprzednich.

Efekt: usługa zniknęła z tabeli, a „Usługi dodatkowe” i „Do zapłaty” przeliczyły się z powrotem.

Poprawić już dodaną usługę — na przykład ilość albo datę — najprościej tak samo: zdejmij ją z rezerwacji i dodaj od nowa z właściwymi wartościami. Gość rozmyślił się nad śniadaniem albo odwołał transfer — zbędnej usługi w rezerwacji zostawać nie powinno: zdejmiecie ją — i pieniądze rezerwacji znów zgadzają się z ustaleniami.

Katalog usług

Usługi, które można dodać do rezerwacji, znajdują się w sekcji „Katalog usług” — jest w lewym menu PMS. U góry pole „Szukaj usług…” i przycisk „Dodaj usługę”, który wprowadza do katalogu nową usługę.

Każda karta to jedna usługa: nazwa, krótki opis, cena i etykiety mówiące, jak usługa działa:

cena i podstawa liczenia — „za osobę”, „za rezerwację” albo „za pokój”;
częstotliwość — „Codzienna” albo „Jednorazowa”;
gdzie się sprzedaje — „Wszędzie na stronie” albo „W ramach rezerwacji”;
usługi z harmonogramem — etykieta „Sloty czasowe”.

Etykiety czyta się tak: „za osobę” — usługę liczy się dla każdego gościa, „za pokój” — dla pokoju, „za rezerwację” — jedna suma na całą rezerwację; „Codzienna” — usługa na każdy dzień, „Jednorazowa” — jeden raz.

Typowy zestaw hotelu wygląda tak: śniadanie — za osobę, codziennie; transfer — jednorazowo, za rezerwację; późne wymeldowanie — usługa jednorazowa; parking — za pokój, codziennie; sesja spa — na konkretny slot. Skład zestawu i ceny ustala sam hotel: usługi wprowadza się w katalogu, i od tej pory są dostępne i na recepcji, i w rezerwacjach. Jeśli usługa czasowo się nie sprzedaje, wyłącza się ją w katalogu; przycisk „Tłumaczenia” prowadzi do nazwy i opisu w innych językach. Potrzebnej usługi w katalogu nie ma — najpierw utwórz ją tam, a potem dodawaj do rezerwacji.

Ceny usług i zamówienia gości

Ceny usług — nie w stawkach. Stawka ustala cenę pobytu; cena usługi jest nie w stawce, lecz w „Katalogu usług” — i w formularzu dodawania podstawia się stamtąd, na moment dodania. Wprowadzisz usługę do katalogu — i możesz ją dodawać do dowolnej rezerwacji.
Gość może zamówić usługę sam — w Guest Portalu, przez osobisty link do swojej rezerwacji: zamówienie od razu trafia do rezerwacji i do jej sumy, a przy usługach z harmonogramem gość wybiera wolny slot. Zamówienia z portalu widać na tej samej zakładce „Usługi dodatkowe”, co usługi dodane z recepcji. Szczegóły — w artykule Goście.

Zobacz też

Karta rezerwacji: co jest w środku — mapa karty rezerwacji: zakładki, płatności, wyżywienie, dokumenty i historia.
Zamawianie usług przez gościa: katalog i sloty — jak gość sam zamawia usługi w Guest Portalu.
Gość bez rezerwacji: od recepcji do klucza — szybki scenariusz recepcji: najpierw rezerwacja, potem usługi do niej.