Zameldowanie i wymeldowanie gościa


Po co	Odnotować, że gość przyjechał i dostał pokój, a przy wyjeździe zamknąć pobyt i przyjąć dopłatę.
Dla kogo	Administratorom i recepcji — tym, kto wita i odprowadza gości.
Co uzyskasz	Gość zameldowany w konkretnym pokoju parą potwierdzeń; przy wymeldowaniu operacja zamknięta, kwota do dopłaty widoczna i zapisana w karcie rezerwacji.
Ograniczenia	Zameldowanie i wymeldowanie wykonuje się osobno dla każdego pokoju rezerwacji. Pokoje i kwoty w przykładach to dane demo. Przyjmowanie płatności omawia artykuł Przyjmij płatność za rezerwację.

Dzień na recepcji to dwie kolejki: kto melduje się dzisiaj i kto wyjeżdża. HotelsCalendar trzyma obie na widoku — kafelkami dnia i presetami listy „Rezerwacje” — a same operacje zbiera w dwa przyciski: „Zamelduj” i „Wymelduj”.

Zameldowanie i wymeldowanie to operacje na pokoju, a nie statusy rezerwacji. Można je cofnąć tak samo, jak wykonać: każda ma swój przycisk cofania.

Gość, który stoi na recepcji bez rezerwacji, to osobny scenariusz; tutaj omawiamy planowe zameldowanie i wymeldowanie.

Przyjazdy i wyjazdy dnia: gdzie ich szukać

„Panel”. Karty „Przyjazdy dzisiaj” i „Odjazdy dzisiaj” pokazują, ile pokoi czeka według planu, a ile już odrobiono; liczone są na podstawie żywych danych obiektu. Przycisk „Otwórz rezerwacje” prowadzi prosto do odfiltrowanej listy.
„Planner”. Nad siatką — kafelki „Przyjazdy”, „Odjazdy”, „W hotelu” i „Do zapłaty”: kolejki dnia i pieniądze masz przed oczami, dopóki pracujesz z siatką. „Przyjazdy” i „Odjazdy” — kto przyjeżdża i kto odjeżdża dzisiaj, „W hotelu” — kto mieszka w obiekcie właśnie teraz, „Do zapłaty” — ile goście jeszcze winni za ten dzień. W trybie dnia jest tu też panel kolejek „Zameldowania / Wymeldowania” na dziś z szybkimi działaniami.
Lista „Rezerwacje”. Presety „Wszystkie / Przyjazdy dzisiaj / Odjazdy dzisiaj / Miesiąc / Archiwum” składają potrzebną kolejkę jednym kliknięciem; widok „Karty / Kompaktowo” zmienia gęstość listy.

Rezultat: dwie kolejki dnia — zameldowania i wymeldowania — widać z każdego ekranu, a od każdej z nich do operacji jest jeden krok.

Zamelduj gościa

Otwórz „Rezerwacje” i włącz preset „Przyjazdy dzisiaj” — na liście zostaną tylko rezerwacje z przyjazdem na tę datę.
Naciśnij „Zamelduj” w wierszu właściwej rezerwacji.

Jeśli pracujesz z karty rezerwacji — zakładka „Pokoje i goście”: każdy gość w bloku pokoju ma swoje przyciski „Zamelduj” i „Wymelduj”, więc gości można meldować pojedynczo. Te same szybkie działania znajdziesz w panelu kolejek dnia w Plannerze.

Potwierdź operację: „Zameldować do pokoju 402?” → „Zapisz”.

Rezultat: gość odnotowany jako zameldowany w swoim pokoju — w bloku pokoju pojawia się „Zameldowanie faktyczne”, a pasek rezerwacji w Plannerze niesie znacznik „Zameldowana”. Jeśli rezerwacja obejmuje kilka pokoi, operację wykonuje się dla każdego z nich osobno. Zmienisz zdanie — cofniesz zameldowanie przyciskiem „Cofnij zameldowanie”.

Wymelduj gościa i przyjmij płatność

Na liście „Rezerwacje” włącz preset „Odjazdy dzisiaj” — albo po prostu otwórz kartę rezerwacji.
Sprawdź kwotę do dopłaty: blok „Finanse” w nagłówku karty pokazuje „Razem”, „Opłacono” i „Do zapłaty” — także w podziale na pobyt i usługi dodatkowe; kafelek „Do zapłaty” w Plannerze zbiera te kwoty za dzień.
Przyjmij płatność na recepcji i zapisz ją w karcie rezerwacji — zakładka „Płatności” (rozbiór krok po kroku — w artykule Przyjmij płatność za rezerwację). Wyjeżdża nie cała grupa — wymeldowuj gości pojedynczo, przyciskami w bloku pokoju.
Naciśnij „Wymelduj” w wierszu lub w karcie i potwierdź: „Wymeldować z pokoju 402?” → „Zapisz”. Pojawi się powiadomienie „Wymeldowanie wykonane”.

Działania w wierszu rezerwacji zmienią się na „Cofnij zameldowanie | Cofnij wymeldowanie” — obie operacje można jeszcze odwrócić.

Rezultat: pobyt zamknięty — w bloku pokoju odnotowane „Wymeldowanie faktyczne”, na pasku rezerwacji — znacznik „Wymeldowana”. Operację można cofnąć przyciskiem „Cofnij wymeldowanie” — na przykład gdy gość zmieni zdanie i zostanie.

Późne wymeldowanie: usługa „Late Check-out”

Jeśli gość prosi o zostanie w pokoju do 15:00 w dniu wyjazdu, dodaj do rezerwacji usługę z katalogu usług Late Check-out — jest jednorazowa i sprzedaje się na rezerwację:

Usługi wczesnego zameldowania w katalogu nie ma. Otwórz kartę rezerwacji, zakładkę „Usługi dodatkowe”, przycisk „Dodaj usługę”.
Wybierz „Late Check-out”, wskaż datę i liczbę — cena podstawi się z katalogu.
Naciśnij „Zapisz”: usługa pojawi się w tabeli zakładki ze swoją ceną i wartością, a kwota od razu wpadnie do „Do zapłaty” w karcie i na kafelek „Do zapłaty”.

Rezultat: usługa przypisana do rezerwacji, a przy wyjeździe pozostaje przyjąć dopłatę — kroki wyżej. Jeśli gość zmieni zdanie, usługę usuniesz na tej samej zakładce, w wierszu usługi.

Karta meldunkowa gościa ze skanu paszportu

Danych do karty meldunkowej nie trzeba wprowadzać ręcznie — profil gościa wypełnia się ze skanu paszportu:

Otwórz profil gościa: z rezerwacji — zakładka „Pokoje i goście”, przycisk „Edytuj gościa”.
Zeskanuj paszport gościa — system rozpozna dokument i podstawi dane do karty meldunkowej.
Sprawdź rozpoznane pola i zapisz.

Jeśli gość już u was bywał, znajdź go w sekcji „Goście”, wyszukując po nazwisku, imieniu lub numerze telefonu. Profil gościa przechowuje kontakty, historię rezerwacji i pliki — przy następnym przyjeździe karta meldunkowa jest już pod ręką.

Rezultat: karta meldunkowa wypełniona bez ręcznego wpisywania, a imię i dokumenty gościa zgadzają się z paszportem.

Gdy coś nie wychodzi

Pokój jest już zajęty. Sprzedano na niego dwie rezerwacje. Konflikt rozwiązuje się przeniesieniem jednej z rezerwacji na wolny pokój — kolejność działań w artykule Gdy pojawi się podwójna rezerwacja.
Gość nie przyjechał. Otwórz kartę rezerwacji i zmień status przez menu przycisku „Potwierdzona ▾” — wybierz „No-show”. Ten status oznacza, że gość się nie zameldował. Obok w menu są „Wstępna”, „Opcja”, „Oferta” i „Anulowana”; pełny rozbiór statusów — w artykule Statusy rezerwacji: co znaczą sześć stanów.

Zobacz też

Przygotowanie gości do przyjazdu: osoby towarzyszące i dokumenty — gość sam wypełnia kartę meldunkową i wgrywa dokumenty przed zameldowaniem.
Gość bez rezerwacji: od recepcji do klucza — gdy gość melduje się bez wcześniejszej rezerwacji.
Gdy pojawi się podwójna rezerwacja — co zrobić, gdy pokój sprzedano dwa razy.
Karta rezerwacji: co jest w środku — gdzie w rezerwacji mieszkają płatności, goście, stawka i usługi.