Przejście z arkuszy: skonfiguruj hotel bez importu

Po co	Przenieść się z arkuszy do systemu w jeden wieczór: odtworzyć strukturę hotelu i ceny ręcznie, nie czekając na migrację.
Dla kogo	Hotelom prowadzącym ewidencję w Excelu lub Google Sheets — mniej więcej do 20–30 pokoi.
Co uzyskasz	Zamiast wierszy arkusza — typy pokoi i fizyczne pokoje, a zamiast arkusza z cenami — stawka i ceny wypełnione na kwartał naprzód.
Ograniczenia	Konwertera arkuszy w systemie nie ma — plik sam się nie wczyta. Dawne rezerwacje i zaległości gości przy ręcznej konfiguracji się nie przenoszą: to trasa migracji z pomocą zespołu wsparcia.

Wiele małych hoteli żyje w całości w jednym arkuszu: wiersze to pokoje, kolumny to daty, rezerwacje zaznacza się w komórkach, a na sąsiednim arkuszu siedzą ceny. Przy około 20–30 pokojach szybciej przenieść tę strukturę do HotelsCalendar ręcznie, w jeden wieczór, niż przygotowywać migrację i czekać na nią. Ten artykuł to mapa przenoszenia: co w co zamienia się z Twojego arkusza i w jakiej kolejności to wprowadzać.

Wiersz arkusza to pokój

Arkusz opisuje zasób pokoi językiem wierszy: „104 · Standard”, „105 · Standard”, „201 · Apartament”. W systemie model jest dokładnie ten sam: to, co w arkuszu wygląda jak rodzaj pokoju, staje się typem pokoju, a każdy wiersz — fizycznym pokojem wewnątrz tego typu.

1. Otwórz „Pokoje” w menu po lewej i utwórz typy pokoi — po jednym dla każdego rodzaju pokoju z arkusza: „Standard”, „Apartament”, „Apartamenty”. Typów wyjdzie wyraźnie mniej niż wierszy: grupują one identyczne pokoje.
2. Wewnątrz typów dodaj fizyczne pokoje — po wierszu na pokój.
3. Oznaczenia przenieś z arkusza takimi, jakie są: 104, 105, 106… Przy zameldowaniu gość dostaje konkretny pokój, a nie abstrakcyjny typ.

Efekt: każdy wiersz arkusza stał się konkretnym pokojem, a rodzaje pokoi — typami pokoi.

Dowiedz się więcej → Zasób pokoi: typy, pokoje i statusy sprzątania.

Siatka dat to Planner

Kolumny dat w arkuszu to kolumny Plannera, a wiersze — te same pokoje z pierwszej sekcji. Tylko że ta siatka jest teraz żywa: kliknięcie w komórkę tworzy rezerwację, a rezerwacje ze strony i z podłączonych kanałów pojawiają się w niej same.

1. Otwórz Planner w menu po lewej: daty w poziomie, pokoje w pionie.
2. Kliknij wolną komórkę — formularz tworzenia rezerwacji otworzy się z już podstawionym pokojem i datami. Tak samo przenosisz przyszłe rezerwacje z arkusza, jeśli jest ich niewiele: jedna rezerwacja — jedna komórka.
3. Cen w Plannerze się nie edytuje: w siatce żyją rezerwacje, a ceny ustawia się w „Menedżerze cen” — edycją komórki na wybraną datę albo masową aktualizacją na okres.

Po przenosinach arkusz jest już tylko archiwum: wszystko bieżące żyje w Plannerze.

Dowiedz się więcej → Planner: jak działa, Zmiana cen: jedna data albo masowo.

Arkusz z cenami to stawka

Jeśli ceny w arkuszu są rozłożone na osobne arkusze — cena bazowa, cena ze śniadaniem, „bezzwrotna”, sezonowa — każdy taki arkusz staje się osobną stawką. Stawka to cena, wyżywienie i polityka anulowania w jednej paczce, przypisanej do typów pokoi. Większości małych hoteli wystarczą dwa–trzy stawki: bazowa, z wyżywieniem i sezonowa.

1. Otwórz „Stawki” w menu po lewej i utwórz pierwszą stawkę — od arkusza, którym sprzedajesz najczęściej.
2. Przypisz stawkę do typów pokoi, które nią sprzedajesz.
3. Załóż pozostałe arkusze jako osobne stawki: wyżywienie i polityka anulowania ustawia się w każdej stawce osobno.

Efekt: każdy arkusz z cenami to osobna stawka ze swoją ceną, wyżywieniem i polityką anulowania.

Dowiedz się więcej → Stawki: jak są zbudowane.

Kolejność konfiguracji na jeden wieczór

Mały hotel jest w stanie przenieść wszystko w jeden wieczór. Kolejność ma znaczenie: każdy krok opiera się na poprzednim.

1. Typy pokoi.
2. Fizyczne pokoje wewnątrz typów.
3. Pierwsza stawka i przypisanie jej do typów.
4. Ceny w „Menedżerze cen” — od razu na kwartał naprzód, a nie na dwa tygodnie: rezerwacje przychodzą też na daty za miesiąc–dwa, a do tego momentu ceny muszą już stać.

Efekt: pod koniec wieczoru hotel ma strukturę, stawkę i ceny. Zrób próbę generalną: utwórz w Plannerze rezerwację testową i anuluj ją — Rezerwacja testowa: generalna próba przed gośćmi.

Nic z powyższego nie wymaga specjalisty: przez cały wieczór przenosisz dane, które są już rozpisane w Twoim arkuszu.

Kiedy jednak potrzebna jest migracja

Ręczna konfiguracja przenosi szkielet — typy pokoi, pokoje, stawki, ceny. Historii nie przenosi: dawnych rezerwacji, bazy gości i zaległości. Im więcej historii tkwi w arkuszu, tym uczciwiej nazwać to przejście migracją. Przyjmij, że potrzebujesz migracji prowadzonej przez wsparcie, jeśli:

• w arkuszu jest dużo rezerwacji na przyszłe daty — każdą trzeba by wprowadzać ręcznie;
• w arkuszu żyje historia finansowa — zaległości gości po dawnych rezerwacjach;
• hotel sprzedaje już przez kanały zewnętrzne — ich przejście lepiej przechodzić po kolei i razem ze wsparciem.

W tych przypadkach Twoją trasą jest artykuł Migracja z innego systemu: co się przenosi. Samodzielnego importu z Excela w interfejsie nie ma: przenoszeniem rezerwacji zajmuje się wsparcie — razem z Tobą. A jeśli wahasz się, którą trasą się przenieść, napisz do wsparcia: razem spojrzymy na Twój arkusz i wybierzemy trasę.

Zobacz też

• Zasób pokoi: typy, pokoje i statusy sprzątania — dokładna kolejność tworzenia typów pokoi i fizycznych pokoi.
• Pierwsze stawki i ceny: kolejność uruchomienia — jak zbudowana jest stawka i jak ustawić ceny na daty.
• Migracja z innego systemu: co się przenosi — gdy danych jest dużo: co przenosi wsparcie, a co trzeba będzie wprowadzić od nowa.
• Checklista startowa: od założenia konta do pierwszego przyjazdu gościa — ogólna trasa uruchomienia: ręczna konfiguracja z tego artykułu pokrywa jej kroki 2–3.