Вернуть оплату гостю: полный и частичный возврат


Зачем	Вернуть гостю деньги — полностью или частично — и правильно отразить это в кассе и журнале.
Кому	Стойке регистрации и администраторам.
Что получится	Возврат, оформленный как операция в карточке брони; корректные итоги смены и журнала движения денег.
Ограничения	Онлайн-возврат — только для карт, оплаченных через Stripe. Сроки зачисления в системе не фиксируются — они на стороне банка и шлюза.

Гость уехал раньше, заплатил дважды или отменил бронь по возвратной политике — деньги нужно вернуть. В HotelsCalendar возврат — такая же запись о деньгах, как платёж: та же карточка брони, та же форма, только «Тип операции» — «Возврат».

В статье — когда возврат нужен, как его оформить и куда он попадает после сохранения.

Когда бывает возврат

Три самых частых сценария:

Отмена по возвратной политике. Гость отменил бронь, а условия его тарифа позволяют вернуть деньги — целиком или за вычетом штрафа. Условия берутся из политики отмены тарифа; как она устроена — в статье Политики отмены: настроить и ответить гостю.
Двойная или лишняя оплата. Гость заплатил дважды — например, по ссылке и наличными на стойке — или внёс больше, чем стоила бронь. Лишнюю сумму возвращают.
Досрочный выезд. Гость уехал раньше срока: дату выселения сдвигают, сумма за проживание пересчитывается по фактическим ночам — и переплату возвращают.

Важно не путать возврат с отменой брони. Отмена меняет статус бронирования — бронь перестаёт занимать номер; возврат — движение денег. Обычно их делают вместе, но это две разные операции: после отмены возврат оформляется отдельно.

Оформить возврат

Откройте карточку брони: из списка «Бронирования» или кликом по бару брони в шахматке.
Перейдите на вкладку «Платежи».
Нажмите «Добавить платёж» — откроется форма «Новый платёж».
В поле «Тип операции» выберите «Возврат». По умолчанию стоит «Оплата»; отдельной кнопки возврата в карточке нет — возврат оформляется этой же формой.
Укажите «Сумма» — сколько возвращаете: часть платежа для частичного возврата или всю принятую сумму для полного.
Выберите «Способ оплаты» — тот же, каким платёж пришёл: деньги возвращаются тем же путём, каким пришли.
Проверьте «Дата» — по умолчанию подставляется сегодняшняя; при необходимости поправьте.
Добавьте «Описание» — причину возврата: «отмена по политике», «двойная оплата». Это пометка для коллег и для сверки.
Нажмите «Сохранить».

Итог: возврат появился в списке на вкладке «Платежи», сводка «Сумма / Оплачено / Долг» пересчиталась зеркально платежу: «Оплачено» уменьшилось, «Долг» вырос. Запись ушла в открытую кассовую смену и в журнал движения денег.

Как ложится в смену

Возврат попадает в открытую кассовую смену — так же, как платёж, только в обратную сторону: «Ожидаемый остаток» уменьшается. Итог смены складывается из платежей и возвратов, плюс ручные внесения и изъятия наличных.

При закрытии смены вы вносите «Фактический остаток», и система сверяет его с ожидаемым — возвраты в этой сверке учитываются: наличные, отданные гостю из кассы, уменьшают то, что должно в ней лежать к пересчёту.

Поэтому смену открывают до первых операций дня — правило действует и для возвратов: без открытой смены записям дня не с чем будет сверяться. Порядок работы со сменами — в статье Кассовая смена: открыть, принять оплату, закрыть.

Как выглядит в журнале

Каждый возврат становится строкой в журнале «Движение денег»: «Финансы» → вкладка «Движение денег».

В колонке «Тип» у такой строки стоит «Возврат» — так журнал отделяет возвраты от оплат.
В колонке «Документ/объект» — ссылка вида «Бронирование #…»: клик по ней открывает карточку брони с её платежами.

Журнал ведётся за текущий месяц; читать его — колонки, фильтры, поиск по брони — учит статья Журнал движения денег: что прошло через отель.

Наличные и карта

Механика возврата зависит от того, как пришёл платёж:

Наличные. Гость получает деньги из кассы — сразу, на стойке. Операция записывается как «Возврат» и ложится в открытую смену, уменьшая «Ожидаемый остаток».
Карта. Если платёж пришёл онлайн — по ссылке на оплату (Stripe), — возврат уходит на ту же карту через платёжный шлюз. Запись о возврате появляется в брони, шлюз проводит деньги обратно.

За сколько деньги дойдут до счёта гостя, отвечает его банк: в HotelsCalendar фиксируется сама операция, а не сроки зачисления. Гостю сроков не обещайте — «деньги вернутся на ту же карту» достаточно.

Кто может оформить

Права на возвраты — часть прав на платежи. В группе доступа за это отвечает модуль «Оплаты» с парой прав «просмотр» и «редактирование»: оформлять платежи и возвраты может тот, у кого есть право редактирования. У «Наблюдателя» права на редактирование нет — платежи он видит, но ничего не оформляет.

Как устроены группы доступа и как раздавать права — в статье Роли и права: как устроены доступы.

Честные границы

Три границы, о которых стоит знать заранее:

Сроков зачисления в системе нет. HotelsCalendar фиксирует операцию возврата; когда деньги дойдут до гостя — решают шлюз и банк, поэтому сроков мы не называем.
Автоматических возвратов по политике нет. Политика отмены описывает условия — когда возврат положен и сколько удержать; сама операция всегда оформляется сотрудником вручную.
Онлайн-возврат — только Stripe. Возврат на карту через шлюз заявляем для оплат через Stripe; автоматические возвраты других онлайн-способов не обещаем.

Смотрите также

Принять оплату по брони: наличные, карта, на месте — та же форма «Новый платёж» в обратную сторону.
Кассовая смена: открыть, принять оплату, закрыть — как возвраты меняют «Ожидаемый остаток» и сверку при закрытии.
Журнал движения денег: что прошло через отель — где увидеть каждую строку «Возврат».
Политики отмены: настроить и ответить гостю — когда возврат положен и сколько удержать.