Pinigų grąžinimas svečiui: pilnas ir dalinis


Kodėl	Grąžinti svečiui pinigus – pilnai arba iš dalies – ir teisingai tai atspindėti kasoje ir žurnale.
Kam	Recepcijai ir administratoriams.
Ką gausite	Grąžinimą, užregistruotą kaip operaciją rezervacijos kortelėje; teisingas pamainos ir pinigų judėjimo žurnalo sumas.
Apribojimai	Grąžinimas internetu – tik kortelėms, apmokėtoms per Stripe. Lėšų įskaitos terminų sistema nefiksuoja – jie priklauso nuo mokėjimų platformos ir banko.

Svečias išvyko anksčiau, sumokėjo du kartus arba atšaukė rezervaciją pagal grąžinimo sąlygas – pinigus reikia grąžinti. HotelsCalendar sistemoje grąžinimas – tas pats pinigų įrašas, koks ir mokėjimas: ta pati rezervacijos kortelė, ta pati forma, tik „Operacijos tipas“ – „Grąžinimas“.

Straipsnyje – kada grąžinimas reikalingas, kaip jį užregistruoti ir kur jis patenka išsaugojus.

Kada būna grąžinimas

Trys dažniausi scenarijai:

Atšaukimas pagal grąžinimo sąlygas. Svečias atšaukė rezervaciją, o jo tarifo sąlygos leidžia grąžinti pinigus – visus arba atskaičius baudą. Sąlygos imamos iš tarifo atšaukimo politikos; kaip ji sutvarkyta – straipsnyje Atšaukimo politikos: nustatykite ir atsakykite svečiui.
Dvigubas arba perteklinis apmokėjimas. Svečias sumokėjo du kartus – pavyzdžiui, per nuorodą ir grynaisiais prie recepcijos – arba įnešė daugiau, nei kainavo rezervacija. Perteklinė suma grąžinama.
Ankstyvas išsiregistravimas. Svečias išsiregistravo anksčiau laiko: išsiregistravimo data perkeliama, suma už viešnagę perskaičiuojama pagal faktines nakčius – ir permoka grąžinama.

Svarbu nesumaišyti grąžinimo su rezervacijos atšaukimu. Atšaukimas keičia rezervacijos būseną – rezervacija nebelaiko numerio; grąžinimas – pinigų judėjimas. Paprastai tai daroma kartu, bet tai dvi atskiros operacijos: po atšaukimo grąžinimas užregistruojamas atskirai.

Kaip užregistruoti grąžinimą

Atidarykite rezervacijos kortelę: iš sąrašo „Rezervacijos“ arba paspaudę rezervacijos juostą Planeryje.
Pereikite į skirtuką „Mokėjimai“.
Paspauskite „Pridėti mokėjimą“ – atsivers forma „Naujas mokėjimas“.
Lauke „Operacijos tipas“ pasirinkite „Grąžinimas“. Pagal numatytuosius nustatymus pasirinkta „Mokėjimas“; atskiro grąžinimo mygtuko kortelėje nėra – grąžinimas registruojamas ta pačia forma.
Nurodykite „Suma“ – kiek grąžinate: mokėjimo dalį daliniam grąžinimui arba visą gautą sumą pilnam grąžinimui.
Pasirinkite „Apmokėjimo būdas“ – tą patį, kuriuo atėjo mokėjimas: pinigai grįžta tuo pačiu keliu, kuriuo atkeliavo.
Patikrinkite „Data“ – pagal numatytuosius nustatymus įrašoma šiandieninė; prireikus pataisykite.
Įrašykite „Aprašymas“ – grąžinimo priežastį: „atšaukta pagal politiką“, „dvigubas apmokėjimas“. Tai žyma kolegoms ir suderinimui.
Paspauskite „Įrašyti“.

Rezultatas: grąžinimas atsirado skirtuko „Mokėjimai“ sąraše, santrauka „Suma / Apmokėta / Mokėtina“ perskaičiavo veidrodžiškai mokėjimui: „Apmokėta“ sumažėjo, „Mokėtina“ išaugo. Įrašas atkeliavo į atidarytą kasininko pamainą ir į pinigų judėjimo žurnalą.

Kaip atsiduria pamainoje

Grąžinimas patenka į atidarytą kasininko pamainą – taip pat kaip mokėjimas, tik atvirkščia kryptimi: „Numatomas likutis“ mažėja. Pamainos sumą sudaro mokėjimai ir grąžinimai, plius rankiniai pinigų įnešimai ir išėmimai.

Uždarant pamainą įvedate „Faktinį likutį“, o sistema jį suderina su numatomuoju – grąžinimai tame suderinime skaičiuojasi: grynaisiais svečiui iš kasos atiduoti pinigai mažina tai, kiek prie perskaičiavimo kasoje turėtų būti.

Todėl pamaina atidaroma iki pirmųjų dienos operacijų – taisyklė galioja ir grąžinimams: be atidarytos pamainos dienos įrašus nebus su kuo sulyginti. Pilnas darbas su pamainomis – straipsnyje Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti.

Kaip atrodo žurnale

Kiekvienas grąžinimas tampa žurnalo „Pinigų judėjimas“ eilute: ekranas „Finansai“ → skirtukas „Pinigų judėjimas“.

Stulpelyje „Tipas“ tokioje eilutėje stovi „Grąžinimas“ – taip žurnalas atskiria grąžinimus nuo mokėjimų.
Stulpelyje „Dokumentas“ – nuoroda „Rezervacija #…“: paspaudus ji atveria rezervacijos kortelę su jos mokėjimais.

Žurnalas tvarkomas einamajam mėnesiui; skaityti jį – stulpeliai, filtrai, paieška pagal rezervaciją – moko straipsnis Pinigų judėjimo žurnalas: kas praėjo per viešbutį.

Grynieji ir kortelė

Grąžinimo mechanika priklauso nuo to, kaip atėjo mokėjimas:

Grynieji. Svečias pinigus gauna iš kasos – iš karto, prie recepcijos. Operacija užregistruojama kaip „Grąžinimas“ ir atsiduria atidarytoje pamainoje, sumažindama „Numatomąjį likutį“.
Kortelė. Jei mokėjimas atėjo internetu – per apmokėjimo nuorodą (Stripe), – grąžinimas keliauja į tą pačią kortelę per mokėjimų platformą. Grąžinimo įrašas atsiranda rezervacijoje, o platforma pinigus grąžina atgal.

Kiek greitai pinigai pasieks svečio sąskaitą, atsako jo bankas: HotelsCalendar fiksuoja pačią operaciją, o ne įskaitos terminus. Svečiui terminų nežadėkite – užtenka pasakyti „pinigai grįš į tą pačią kortelę“.

Kas gali užregistruoti grąžinimą

Grąžinimų teisės – mokėjimų teisių dalis. Prieigos grupėje už tai atsako modulis „Mokėjimai“ su teisių pora „peržiūra“ ir „redagavimas“: registruoti mokėjimus ir grąžinimus gali tas, kas turi redagavimo teisę. „Stebėtojas“ redagavimo teisės neturi – mokėjimus jis mato, bet nieko neužregistruoja.

Kaip sutvarkytos prieigos grupės ir kaip dalijamos teisės – straipsnyje Rolės ir teisės: kaip veikia prieiga.

Sąžiningos ribos

Trys ribos, apie kurias verta žinoti iš anksto:

Įskaitos terminų sistemoje nėra. HotelsCalendar fiksuoja grąžinimo operaciją; kada pinigai pasieks svečią – sprendžia mokėjimų platforma ir bankas, todėl terminų nevadiname.
Automatinių grąžinimų pagal politiką nėra. Atšaukimo politika aprašo sąlygas – kada grąžinimas priklauso ir kiek sulaikyti; pačią operaciją visada rankiniu būdu užregistruoja darbuotojas.
Grąžinimas internetu – tik Stripe. Grąžinimą į kortelę per platformą deklaruojame apmokėjimams per Stripe; automatinių grąžinimų kitais internetiniais būdais nežadame.

Taip pat žr.

Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje – ta pati forma „Naujas mokėjimas“, tik atvirkščia kryptimi.
Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti – kaip grąžinimai keičia „Numatomąjį likutį“ ir suderinimą uždarant pamainą.
Pinigų judėjimo žurnalas: kas praėjo per viešbutį – kur matyti kiekvieną „Grąžinimo“ eilutę.
Atšaukimo politikos: nustatykite ir atsakykite svečiui – kada grąžinimas priklauso ir kiek sulaikyti.