Pinigų judėjimo žurnalas: kas praėjo per viešbutį


Kodėl	Matyti, kokie pinigai praėjo per viešbutį: kiekviena operacija – eilutė su data, suma, mokėjimo būdu ir šaltinio dokumentu.
Kam	Administratoriams, recepcijai ir visiems, kas suderina dienos pinigus su buhalterija.
Ką gausite	Užtikrintai skaityti žurnalą: rasti operaciją pagal rezervaciją, atskirti mokėjimus nuo kasos judesių, išrinkti eilutes mokėjimo būdo filtru.
Apribojimai	Žurnalas rodo tik einamąjį mėnesį. Tai operacijų žurnalas, o ne ataskaita: analitikos ir suvestinių už laikotarpį čia nėra.

Žurnalas „Pinigų judėjimas“ – viešbučio piniginių operacijų sąrašas. Ten, kur kasininko pamaina rodo vieną kasos darbo dieną, žurnalas rodo kiekvieną operaciją, kuri praėjo per viešbutį: mokėjimą pagal rezervaciją, grąžinimą, grynujų pinigų įnešimą ar išėmimą pamainoje. Viena operacija – viena eilutė.

Žurnalas gyvena skirtuke „Pinigų judėjimas“ ekrane „Finansai“ – šalia skirtuko „Pamainos“; pats ekranas – valdymo grupėje kairiajame meniu. Žurnalo konfigūruoti nereikia: jis pildosi pats – kiekviena užregistruota operacija jame atsiranda eilute.

Ką rodo žurnalas

Kairiajame meniu atidarykite „Finansai“.
Perjunkite į skirtuką „Pinigų judėjimas“.
Peržiūrėkite sąrašą – eilutės rodomos puslapiais, mygtukais atgal ir pirmyn.

Rezultatas: prieš jus – einamojo mėnesio operacijos, kiekviena – viena eilutė: kas tai per operacija, kuo mokėta, kiek ir kuriai rezervacijai ji priklauso.

Eilutės žurnale – ne tik mokėjimai pagal rezervacijas. Čia pat matomi grąžinimai ir rankiniai grynujų pinigų judesiai kasoje – pamainos įnešimai ir išėmimai. Mokėjimai atkeliauja iš rezervacijos kortelių: užregistravote svečiui mokėjimą – žurnale atsirado eilutė. Kaip užregistruoti mokėjimą – straipsnyje Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje.

Šeši stulpeliai: iš ko susideda eilutė

Kiekviena eilutė sudaryta iš šešių stulpelių:

Data – kada operacija praėjo.
Šaltinis – iš kur atkeliaavo, pavyzdžiui, „Rezervacija“ mokėjimuose pagal rezervaciją.
Tipas – kas tai per operacija: „Mokėjimas“ arba „Grąžinimas“, kaip rezervacijos mokėjimo formoje.
Mokėjimo būdas – kuo mokėta; būdas pasirenkamas iš viešbučio žinyno registruojant mokėjimą.
Suma – kiek praėjo per viešbutį.
Dokumentas / objektas – kam operacija priklauso.

Naudingiausias stulpelis – „Dokumentas / objektas“: rezervacijos operacijose ten – nuoroda „Rezervacija #…“, ir jos paspaudimas atidaro rezervacijos kortelę – su datomis, svečiu ir santrauka „Suma / Apmokėta / Mokėtina“. Svečias recepcijoje klausia, ar mokėjimas praėjo, – nuo žurnalo eilutės vienu paspaudimu atsiduriate pačioje rezervacijoje.

Filtrai pagal mokėjimo būdą

Virš sąrašo – greitieji filtrai: „Visi“, „Kortelė“, „Kortelė + grynieji“, „OTA“, „Internetinis mokėjimų priėmimas“, „Įnešimas / Išėmimas“.

„Kortelė“, „OTA“ ir „Internetinis mokėjimų priėmimas“ palieka sąraše tik atitinkamo būdo mokėjimus; „Kortelė + grynieji“ – kortele ir grynaisiais atlikti mokėjimai viename sąraše.
„Įnešimas / Išėmimas“ – apie kasą, o ne apie svečius: taip išsirenkami rankiniai grynujų pinigų judesiai pamainos viduje; išsamiau – straipsnyje Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti.

Mokėjimo būdų rinkinį tvarko pats viešbutis: žinynas „Mokėjimų tipai“ – gretimas „Finansų“ ekrano skirtukas. Būdas nurodomas registruojant mokėjimą rezervacijos kortelėje, ir į žurnalą eilutė patenka jau su juo.

Tipinis scenarijus: ryte svečias sako, kad vakar mokėjo kortele. Filtras „Kortelė“ susiaurina sąrašą iki mokėjimų kortele, stulpelis „Dokumentas / objektas“ atveda prie reikiamos rezervacijos – ir paspaudus nuorodą „Rezervacija #…“ atsidaro kortelė su jos mokėjimais.

Tik einamasis mėnuo

Žurnalas rodo einamąjį mėnesį. Laikotarpio pasirinkimo sąsajoje nėra: sąrašas – apie „dabar“, o ne apie archyvą, ir už praėjusius mėnesius jis neatsakys.

Jei reikia suvestinės už laikotarpį – pavyzdžiui, už praėjusį mėnesį, suderinimui su buhalterija, – rinkti ją teks rankiniu būdu: žurnalas tokia ataskaita netarnauja. Kiekvieną mėnesį sąrašas prasideda iš naujo.

Žurnalas – ne ataskaita

Analitikos žurnale nėra: jokių suvestinių skaičių, jokių išskaidymų ir jokių laikotarpių palyginimų – tik operacijų sąrašas, po vieną eilutę kiekvienai. Tai jo jėga: operacija nesislepia agregatuose, o stulpelis „Dokumentas / objektas“ veda iš eilutės tiesiai į rezervaciją.

Visa kita gyvena kitoje vietoje: konkrečios rezervacijos mokėtina suma ir jos mokėjimai – rezervacijos kortelėje, kasos darbo diena – skirtuke „Pamainos“, suvestinė už laikotarpį – rankinis darbas su buhalterija. Žurnalas atsako į lygiai vieną klausimą: kas praėjo per viešbutį einamąjį mėnesį.

Taip pat žr.

Kasininko pamaina: atidaryti, priimti apmokėjimą, uždaryti – pamainos įnešimai ir išėmimai, kurie irgi tampa žurnalo eilutėmis.
Rezervacijos apmokėjimas: grynaisiais, kortele, vietoje – užregistruokite mokėjimą, kuris žurnale atsiras eilute.