Pasiruošimas svečio atvykimui internetu: lydintieji ir dokumentai

Kodėl	Suvesti svečių duomenis iki atvykimo: kompanijos sudėtis, dokumentai ir internetinė anketa atkeliauja į sistemą patys – be popierinės registracijos kortelės prie recepcijos.
Kam	Administratoriams ir recepcijai, kurie ruošia atvykimus ir pasitinka svečius.
Ką gausite	Iki įsiregistravimo svečių sudėtis, dokumentai ir anketoje pateikti atsakymai jau sistemoje; jei svečias neužpildė – svečio profilis užpildomas nuo recepcijos.
Apribojimai	Forma pagal svečio šalį savaime nesitaiko – laukų rinkinys nustatytas iš anksto; dokumentų failai – iki 10 MB; anketoje pateikti atsakymai matomi svečio profilyje, o ne skyriuje „Žinutės“.

Pasiruošimą atvykimui svečias prisiima pats. Guest Portale – asmeniniame savo rezervacijos puslapyje – jis prideda lydinčius asmenis, įkelia dokumentus ir užpildo internetinę anketą vietoj popierinės registracijos kortelės. Viešbučiui nieko paleisti ir nieko priimti rankomis nereikia: duomenys matomi sistemoje – lieka juos patikrinti prieš įsiregistravimą.

Ką svečias padaro pats

Svečias į Guest Portalą patenka per asmeninę nuorodą iš laiško – be slaptažodžio ir be programėlės. Toliau savo rezervacijos puslapyje jis:

1. prideda lydinčius asmenis – tuos, kurie keliauja kartu su juo;
2. įkelia dokumentus;
3. užpildo internetinę anketą – elektroninę registracijos kortelės versiją.

Visus tris žingsnius svečias praeina be skambučių ir laiškų viešbučiui: portalas renka kiekvieno svečio duomenis atskirai ir parodo juos viešbučio komandai.

Portalas – paprastas tinklalapis: nieko diegti nereikia, iš telefono jis atsidaro taip pat, kaip iš kompiuterio.

Rezultatas: iki atvykimo duomenys jau surinkti – viešbučiui nereikia rinkti pasų ant recepcijos ir pildyti anketos nuo nulio.

Lydintys asmenys

Kas keliauja kartu su svečiu, viešbutis sužino ne telefonu ir ne recepcijoje: lydinčius asmenis svečias įrašo pats, o kiekvienas iš jų turi savą laukų rinkinį.

Svečių sudėtis matoma rezervacijos kortelėje: skirtukas „Numeriai ir svečiai“, blokas „Svečiai“. Ten pat – mygtukai „Redaguoti svečią“ ir „Pridėti svečią“, jei sudėtį reikia pataisyti vietoje.

Kiekvienas rezervacijos numerio blokas turi savą svečių sąrašą, tad keliems numeriams pasidalijusi kompanija matoma visa.

Dokumentai

Dokumentus svečias įkelia į portalą pats, kiekvieną – iki 10 MB dydžio failą. Failai patenka į svečio profilį ir matomi viešbučio komandai: persiųsti jų el. paštu ir kaupti atskirame aplanke nereikia.

Įkelti failai neprarandami ir po atvykimo: jie saugomi svečio profilyje, per kitą vizitą jie vėl po ranka.

Jei popierinių kopijų vis dėlto prireikia, svečio dokumentų skenus galima atspausdinti pagal rezervaciją – tai antras spausdinimo scenarijus, greta kupono.

Paso duomenys apsaugoti: jie šifruojami programos lygmeniu (AES-256), o darbuotojų prieiga ribojama rolėmis.

Internetinė anketa

Internetinė anketa – tai registracijos kortelė elektroniniu pavidalu, ir ji jau veikia: svečias ją užpildo pats, be popieriaus. Iš anksto ir iš telefono – ne recepcijoje ir neskubėdamas. Laukų rinkinys ir jų privalomumas nustatyti iš anksto – šalių profiliai jau įrašyti į sistemą, įskaitant Baltijos šalis ir Europos Sąjungą. Tai paruošti nustatymų rinkiniai, o ne „išmani“ forma: pagal konkrečio svečio šalį laukai patys nepersitvarko.

Anketoje pateikti atsakymai atkeliauja į svečio profilį – ten jų ir ieškokite. Į skyrių „Žinutės“ anketa nepatenka: tas skyrius apie svečių laiškus ir klausimus, o ne apie anketos duomenis. Kuo klausimai iš portalo skiriasi nuo anketos – straipsnyje Klausimai iš Guest Portalo.

Viešbučiui nieko daryti nereikia

Anketa ir dokumentai atkeliauja į sistemą patys: jų atskirai prašyti, priimti paštu ir rankomis perkelti į profilį nereikia. Viešbučio pasiruošimas tokiam atvykimui – vienas patikrinimas:

1. Iki įsiregistravimo atidarykite svečio profilį: jame – dokumentai ir anketoje pateikti atsakymai. Svečių sudėtis – rezervacijos kortelėje, skirtuke „Numeriai ir svečiai“.
2. Sulyginkite duomenis su tuo, ką svečias atsiuntė; ką reikia pataisyti, redaguojama tiesiogiai profilyje.

Rezultatas: svečias prie recepcijos prieina su paruoštu profiliu – lieka jį apgyvendinti.

Jei patikrinimas parodė, kad dalies duomenų svečias taip ir neatsiuntė, – tolesnis skyrius apie tai, kaip užpildyti profilį nuo recepcijos.

Jei svečias neužpildė anketos

Būna, svečias iki atvykimo neatsidarė portalo. Tada užpildykite profilį už jį nuo recepcijos – laukai svečio profilyje tie patys, kaip internetinėje anketoje, nieko dubliuoti nereikės.

1. Atidarykite rezervacijos kortelę → skirtuką „Numeriai ir svečiai“ → „Redaguoti svečią“.
2. Užpildykite laukus: pavardę, vardą, antrą vardą, telefono numerį, el. paštą, šalį, kalbą, gimimo datą, gimimo vietą, lytį ir paso duomenis – tada paspauskite „Įrašyti“.
3. Jei pasas po ranka, svečio profilį galima užpildyti pagal jo skeną: sistema atpažįsta dokumentą ir duomenis įrašo pati.

Jei svečias pas jus jau lankėsi, jo profilis surandamas skyriuje „Svečiai“ paieška pagal pavardę, vardą ar telefono numerį – kontaktų iš naujo įvesti nereikia.

Rezultatas: net be portalo anketa nevirsta popierine – duomenys gyvena svečio profilyje ir lieka sistemoje iki kito atvykimo.

Taip pat žr.

• Asmeninė svečio nuoroda: peržiūra ir atnaujinimas – kaip svečias patenka į portalą ir ką daryti, jei nuoroda dingsta.
• Svečio profilis: istorija, pastabos, failai ir dublikatai – kur gyvena duomenys, kuriuos svečias atsiunčia pats.
• Svečio įsiregistravimas ir išsiregistravimas – ką daryti su paruoštu profiliu atvykimo dieną.