Карточка гостя: история, заметки, файлы и дубли


Зачем	Держать всё о госте в одном месте: анкета и паспорт — под рукой, проживания — историей, договорённости — в заметках, документы — файлами.
Кому	Администраторам и стойке регистрации, кто заводит гостей, готовит заезды и отвечает на вопросы о прошлых проживаниях.
Что получится	Карточка гостя заполнена без ручного набора, дубли сведены в один профиль, повторный гость находится поиском за пару кликов.
Ограничения	Совпадения-дубли ищутся по паспорту, email и телефону. Распознанный по фото паспорт сверяют с оригиналом — особенно латиницу. Заметки в карточке — внутренние, для команды.

Карточка гостя — профиль человека в HotelsCalendar. Он живёт в разделе «Гости» и подтягивается в каждую бронь, где этот гость указан. Один гость — одна карточка: что бы гость ни заполнял в Гостевом портале и что бы ни происходило с его бронями, всё оседает в одном профиле.

Карточка работает на обе стороны стойки. С одной стороны, она экономит время при заселении: паспорт распознаётся по фото, а постоянный гость находится поиском за пару секунд. С другой — она хранит память об отеле: когда и где человек останавливался, о чём договаривались в прошлый раз и что важно не забыть к новому заезду.

В статье — что именно хранится в карточке, как заполнить паспорт без ручного набора и как не плодить дубли.

Что хранится в карточке гостя

В карточке — пять пластов данных, и каждый появляется своим путём: часть вписывает команда, часть приходит от гостя, история собирается сама.

Анкета. Фамилия, имя и отчество, контакты — «Телефон» и «Email», а также «Страна», «Язык», «Дата рождения», «Место рождения» и «Пол». Именно эти поля вы заполняете при создании гостя в окне «Карточка гостя».
Паспортные данные. Идут отдельным блоком и защищены: паспортные поля шифруются на уровне приложения (AES-256). Как устроена защита — в статье Как защищены паспортные данные гостей.
История броней. Прошлые и текущие проживания видны в карточке: когда и в каких бронях человек останавливался.
Онлайн-анкета. То, что гость заполнил сам перед заездом — сопровождающие и документы, — живёт тоже в карточке гостя.
Заметки и файлы. Внутренние пометки команды и документы гостя — о них ниже.

Распознать паспорт по фото

Паспортные данные — самая нудная часть регистрации: длинные номера, латиница, ни одной лишней буквы. Кнопка «Распознать по фото» в паспортном блоке карточки гостя заполняет поля со скана или фотографии паспорта — руками набирать не нужно.

Откройте карточку гостя: из раздела «Гости» — или из брони, вкладка «Номера и гости», кнопка «Редактировать гостя».
В паспортном блоке нажмите «Распознать по фото» и подставьте скан или фото паспорта.
Поля паспортного блока заполнятся распознанными значениями.
Сверьте распознанное с оригиналом — особенно если паспорт на латинице.
Исправьте неточности и нажмите «Сохранить».

Итог: анкета заполнена без ручного ввода, а сверка с оригиналом — обязательный шаг, а не перестраховка: распознавание помогает, но последняя проверка остаётся за человеком.

Дубли и слияние

Два профиля одного человека — обычная история: сегодня гость бронировал сам на сайте, завтра бронь за него создала стойка — и фамилия записалась чуть иначе. Система находит такие повторы сама: совпадения ищутся по паспорту, email и телефону — одного совпадающего имени для дубля недостаточно.

Найденные дубли сливаются в одну карточку. История проживания при слиянии не теряется и не дробится: проживания гостя собираются в одном профиле, а не расползаются по нескольким «половинкам». Для отеля это означает простую вещь: сколько бы раз гость ни приезжал и откуда бы ни приходила бронь — сам сайт, стойка, — смотреть историю и заметки нужно в одном месте.

Заметки и файлы

Заметки — внутренние пометки команды: договорённости и предпочтения, которые важно не потерять между заездами — любимый номер, договорённость о позднем выезде, удобный способ связи. Это рабочий инструмент отеля: гость заметки карточки не видит.

Файлы — документы, прикреплённые к гостю. Часть приходит от самого гостя: в Гостевом портале он загружает документы сам, и файлы попадают в его карточку — команда видит их без просьб переслать «в личку». На стойке документы пригодятся в день заезда: по брони выводятся на принтер ваучер и сканы документов гостя.

Повторный гость

Гость приезжает второй раз — заново заполнять анкету не нужно.

Начните бронь как обычно — из ячейки шахматки или кнопкой «Новое бронирование».
В блоке «Гость» начните вводить фамилию: поиск подсказывает совпадения по фамилии, имени или телефону (в полной форме поиск идёт ещё и по email).
Выберите гостя из подсказок — карточка подставится в бронь сама.
Кнопка «Новый гость» — только для тех, кого в системе ещё нет.

Итог: повторный гость узнаётся по контактам, и его прошлые проживания уже лежат в карточке — ничего вводить заново не нужно, история под рукой сразу.

Тем же поиском пользуются и без брони: откройте раздел «Гости» и найдите человека по фамилии, имени или телефону — карточка откроется со всей историей.

Смотрите также

Онлайн-подготовка к заезду: сопровождающие и документы — что гость заполняет сам до заезда; всё это оседает в карточке гостя.
Карточка брони: что внутри — где в брони живёт гость и откуда открывается его карточка.
Сообщения гостей: единый Inbox — из диалога с гостем видно, с каким профилем он связан, и его последние брони.