Переезд из другой системы: что переносится


Зачем	Заранее узнать, что окажется в системе после переезда, а что придётся восстанавливать руками, — до того как это заметят гости.
Кому	Отелям, которые переезжают из другой системы управления (PMS) или только присматриваются к переезду.
Что получится	Вы знаете, какие данные приедут сами, какие нужно сверить в первый день и какие заводятся заново.
Ограничения	Перенос выполняет поддержка HotelsCalendar: импорта из файла в интерфейсе нет, а состав перенесённого зависит от вашей старой системы.

Переезд — совместная работа: данные из старой системы переносит поддержка HotelsCalendar вместе с вами. Кнопки импорта из файла в интерфейсе нет, поэтому первый шаг один — напишите нам: согласуем объём переноса и дату.

И сразу главное, о чём стоит знать заранее: питание во всех перенесённых тарифах приезжает как RO (room only — «только проживание», без питания). Если в старой системе завтрак был включён в цену, после переезда тип питания нужно вернуть в тарифах вручную. Пропущенная правка — самый частый источник недовольства гостей после переезда: тариф с «завтраком включён» продолжает продаваться без завтрака. Ниже — полный список того, что переносится, что сверяется и что заводится заново.

Кто делает перенос и когда

Перенос выполняет поддержка HotelsCalendar вместе с вами. Шаблона Excel для самостоятельного заполнения тоже нет: состав данных у каждой системы свой, поэтому объём всегда согласуется индивидуально.

Напишите нам: из какой системы переезжаете и когда планируете переключиться. Если вы ещё присматриваетесь к системе — спросите заранее, по вашему случаю подскажут, что перенесётся, а что придётся завести руками.
Согласуйте объём: номерной фонд, тарифы и цены, брони за период — и дату переезда.
К оговорённой дате данные уже в системе — дальше идёт сверка и ручное восстановление того, что не переносится (об этом ниже).

Итог: объём и дата согласованы, перенос делает поддержка — вам остаётся проверка.

Что переносится само

Автоматически приезжают категории номеров вместе с физическими номерами, тарифы и цены на ближайшие 120 дней. У каждой позиции есть нюанс, поэтому после переезда идёт короткая сверка.

Номерной фонд. Физические номера создаются по количеству, а не поимённо: имена генерируются системой. После переезда их переименовывают в реальные:

Откройте «Номера» и сверьте количество номеров в каждой категории с реальным фондом.
Переименуйте сгенерированные номера так, как номера называются в отеле, — под этими именами их будут выбирать при заселении.
Проверьте, что каждый номер остался в своей категории.

Итог: в шахматке реальные номера отеля, а не технические имена.

Тарифы и цены. Тарифы переносятся вместе с ценами — но с двумя правками, которые делают сразу: тип питания (приезжает RO — см. выше) и политика отмены (следующий раздел). Про цены за пределами 120 дней — отдельный раздел ниже.

Гости. База гостей копится с нуля: карточки гостей и история проживания из старой системы не переносятся. Профили начнут появляться по мере работы — из ручных броней, броней с сайта и из каналов.

Политики отмены: сверить до включения каналов

Политика отмены в перенесённых тарифах подменяется значением по умолчанию — прежних условий из старой системы в тарифе не будет. Правка срочная, потому что каналы продают тарифы вместе с их условиями отмены: пока условия не сверены, каналы не включают.

Откройте «Тарифы» и пройдите по перенесённым тарифам.
Сверьте условия отмены с тем, что вы продаёте сейчас, — в объявлениях каналов и на своём сайте.
Верните нужные условия в каждом тарифе.

Итог: условия отмены в тарифах совпадают с тем, что вы продаёте, — каналы можно включать.

Недоплаты и долги старых броней

Балансы старых броней при переносе не восстанавливаются: если гость остался должен за прошлый период, сумма долга в новой системе не появится сама. Запишите её вручную:

Откройте карточку брони, вкладку «Платежи».
Нажмите «Добавить платёж» и запишите недоплату в форме «Новый платёж»: сумма, дата, статус «Ожидание».

Итог: долги видны в системе и гасятся обычным порядком.

Услуги: завести заново

Справочник доп. услуг из старой системы не переносится: трансферы, парковка, позднее выселение и остальное заводится заново в «Каталоге услуг». Дальше услуги добавляются к броням как обычно — на вкладке «Доп. услуги» карточки брони. Заведите каталог сразу после переезда: без него услуги нельзя ни добавить в бронь, ни продать на стойке.

Цены за горизонтом 120 дней

Цены приезжают на ближайшие 120 дней — за этим горизонтом их нет. Даты без цены не продаются: ни модулем бронирования на сайте, ни каналами. Провал отложенный и тихий — система не напомнит, и заметите вы его, когда сезон подойдёт вплотную. Поэтому заполните цены сразу после переезда:

Откройте «Менеджер цен» и массовым обновлением залейте цены на период за горизонтом переноса.
Точечно поправьте высокие сезоны, праздники и местные события.

Итог: цены есть на весь горизонт продаж — сезон не начнётся с пустых дат.

Старые брони: прямые — вручную, канальные — с поддержкой

После переезда в шахматке не будет сразу всех броней — это ожидаемо, а не потеря данных. Будущие заезды возвращаются в систему двумя путями.

Прямые брони — принятые по телефону или почте — в новую систему не попадают, их пересоздают вручную:

Соберите будущие прямые брони из старой системы или из журнала.
Пересоздайте каждую в шахматке — кликом по ячейке на дату заезда — или через «Новое бронирование».

Итог: на каждую будущую дату с прямым гостем есть бронь и назначенный номер.

Брони каналов за прошлый период тоже переносит поддержка — договоритесь о периоде заранее, при согласовании объёма. Свежие брони начнут приезжать в шахматку сами, как только канал включён: механика описана в разделе «Менеджер каналов».

Проверка после переезда

Сверка занимает полчаса-час и проходит до включения каналов:

Питание: в тарифах, где гость ждёт завтрак, тип питания — не RO, а цены питания заданы в «Менеджере цен» (режим «+ Питание»).
Физические номера: имена и количество совпадают с реальным фондом.
Политики отмены: в каждом тарифе условия, с которыми вы продаёте.
Налоги: ставки НДС для проживания и питания и городские сборы настроены — «Настройки», раздел «Налоги».
Услуги: каталог заведён заново (раздел выше).
Адрес и координаты объекта: откройте «Настройки», профиль объекта — и сверьте, что адрес найден на карте и координаты на месте.

Если что-то не сходится — напишите поддержке: импортом управляет она же, доперенос согласуется так же, как первичный.

И важное различие: перенос — разовая операция, а не синхронизация. Автоматической связи со старой системой после переезда нет: изменения, сделанные в ней позже даты переезда, в HotelsCalendar не попадают. Поэтому сверку не откладывайте и рабочей системой делайте одну.

Когда сверка пройдена — включайте каналы и запускайте виджет на сайте: канал включается, когда вы готовы.

Смотрите также

Переезд с таблиц: заводим отель без импорта — если старой системы в привычном смысле нет и учёт живёт в таблицах.
Первые тарифы и цены: порядок запуска — как устроены тарифы, питание и цены, которые вы будете сверять после переезда.
Как устроены прямые брони — путь брони с сайта отеля: что появится в шахматке, когда виджет начнёт продавать.