Kases maiņa: atvērt, pieņemt maksājumus, aizvērt


Kāpēc	Turēt dienas naudu kontrolē: zināt, cik kasei vajadzētu būt, un salīdzināt to ar saskaitīto.
Kam	Administratoriem un recepcijai, kas pieņem maksājumus uz vietas.
Ko iegūsiet	Atvērtu maiņu ar skaidru „Gaidāmo atlikumu”, kārtīgas iemaksas un izmaksas un aizvēršanu ar pārrēķinu; starpību, ja tā atklājas, paskaidro komentārā.
Ierobežojumi	Aprakstīts darbs ar pašreizējo maiņu cilnē „Maiņas” ekrānā „Finanses”. Žurnāls „Naudas kustība” rāda kustības tikai par tekošo mēnesi.

Kases maiņa ir kases darba diena: no rīta to atver ar sākuma atlikumu, dienas laikā tajā nonāk viesu maksājumi, vakarā naudu saskaita un maiņu aizver. Visa maiņas pārvaldība dzīvo cilnē „Maiņas” ekrānā „Finanses” — kreisajā izvēlnē, pārvaldības grupā.

Atveriet maiņu ar sākuma atlikumu

Diena sākas ar maiņas atvēršanu:

Atveriet „Finanses” un pārejiet uz cilni „Maiņas”. Kamēr maiņas nav, cilne ir tukša un piedāvā pogu „Atvērt maiņu”.
Nospiediet „Atvērt maiņu” — atvērsies dialogs „Maiņas atvēršana”.
Norādiet „Sākuma atlikumu” — summu, kas patiesi atrodas kasē dienas sākumā. Ja kase dienu sāk tukša, 0,00 ir normāls variants: sīknaudu var ienest vēlāk.
Apstipriniet ar pogu „Atvērt maiņu”.

Rezultāts: maiņa atvērta. Cilnē — virsraksts „Maiņa: 1” ar maiņas numuru, rindas „Sākuma atlikums” un „Gaidāmais atlikums” (kamēr kustību nav — domuzīme) un tabula „Datums · Veids · Summa · Apraksts”: tajā sakrājas katra dienas naudas kustība.

„Gaidāmais atlikums” ir maiņas galvenais skaitlis: cik naudas nonāks kasē, ja katra kustība ir ierakstīta. Tas pārrēķinās pats, tiklīdz maiņā nonāk maksājumi, iemaksas un izmaksas.

Kur nonāk dienas maksājumi

Rezervējumu maksājumi nonāk atvērtajā maiņā: ierakstīsit viesim maksājumu rezervējuma kartītē (cilne „Maksājumi” → „Pievienot maksājumu”) — summa parādās maiņas tabulā un maina „Gaidāmo atlikumu”. Tāpēc maiņu atver pirms pirmajiem maksājumiem un aizver pēc pārrēķina — tad tajā redzama visa diena veselumā. Kā ierakstīt maksājumu rezervējumam — rakstā Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas.

Maiņas tabulā par katru kustību redzams datums, veids, summa un apraksts. Dienas laikā tie ir:

rezervējumu maksājumi, ierakstīti rezervējuma kartītēs;
iemaksas un izmaksas — manuālas skaidras naudas kustības, par tām zemāk.

Blakus, cilnē „Naudas kustība”, dzīvo žurnāls: tajā ir tās pašas kustības — jau ar atsauci uz avota dokumentu, piemēram, maksājumu ar norādi uz rezervējumu. Žurnāls aptver tekošo mēnesi; sīkāk — rakstā Naudas kustību žurnāls: kas iet cauri viesnīcai.

Ienesiet vai izņemiet skaidru naudu

Nauda kasē mainās ne tikai caur rezervējumu maksājumiem: pieliek sīknaudu, izņem ieņēmumus un nodod tos seifā — to noformē ar pogām „Iemaksa” un „Izmaksa” atvērtajā maiņā. Katra šāda kustība parādās maiņas tabulā un tiek ieskaitīta „Gaidāmajā atlikumā”.

Rezultāts: iemaksas un izmaksas tur „Gaidāmo atlikumu” precīzu — pārrēķina brīdī tur ir summa, kas patiesi vajadzētu būt kasē, ne tikai rezervējumu maksājumi.

Aizveriet maiņu ar pārrēķinu

Maiņu aizver dienas beigās, pēc faktiskā stāvokļa:

Saskaitiet skaidro naudu kasē.
Nospiediet „Aizvērt maiņu” — atvērsies dialogs „Maiņas aizvēršana”.
Ievadiet „Faktisko atlikumu” — cik daudz saskaitījāt.
Pievienojiet „Komentāru”, ja ir ko paskaidrot.
Apstipriniet ar pogu „Aizvērt maiņu”.

Atsevišķa „pārrēķina” soļa saskarnē nav: saskaņošana notiek tieši aizvēršanas brīdī — sistēma salīdzina „Gaidāmo atlikumu” (pēc ierakstiem) ar „Faktisko atlikumu” (Jūsu saskaitīto). Ja skaitļi nesakrīt, pie starpības atgriežas caur maiņas tabulu: kuras dienas kustības ierakstītas un kas tajās pietrūkst.

Rezultāts: maiņa aizvērta. Jauno dienu sāk no jauna — ar pogu „Atvērt maiņu” un svaigu sākuma atlikumu.

Ja summa nesakrita

Starpība starp gaidāmo un faktisko atlikumu ir parasta darba situācija. Tipiskie iemesli:

iemaksa vai izmaksa, par kuru aizmirsts;
kļūda summā;
viesim izdota sadaņa, kas nav nonākusi ierakstos.

Lauks „Komentārs” aizvēršanas dialogā ir tieši tam: paskaidrojiet, kāpēc skaidrās naudas izrādījās vairāk vai mazāk, nekā gaidīts.

Ja neatbilstības atkārtojas, iemaksas un izmaksas noformējiet uzreiz, nevis no atmiņas vakarā — tad „Gaidāmais atlikums” paliek uzticams atskaites punkts, un aizvēršanā atlicis tikai ātra saskaņošana.

Skatiet arī

Reģistrēt maksājumu rezervējumam: skaidrā naudā, ar karti, uz vietas — ierakstīt maksājumu, kas nonāks maiņā.
Naudas kustību žurnāls: kas iet cauri viesnīcai — visas kustības ar avota dokumentiem par tekošo mēnesi.