OTB in hotel: che cos’è on the books e perché monitorarlo
OTB (on the books): le notti future già vendute. Cos’è questa metrica, come calcolarla a mano sul Planner e perché seguire il ritmo di prenotazione.
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Risposta breve: a un piccolo hotel bastano tre metriche – occupazione, ADR e RevPAR –, e la terza è il prodotto delle prime due. Un esempio concreto dai dati di panel: nel 2025 gli hotel di Spagna (1425 strutture, panel di STR e Cushman & Wakefield) hanno alzato la tariffa media da 158,5 € a 166,1 € (+4,8%) con un’occupazione del 75,5% (+0,5 p.p.) – e il RevPAR è cresciuto fino a 125,4 € (+5,5%). L’aritmetica torna: 166,1 × 0,755 = 125,4. Quando la terzina è sotto controllo, sopra si aggiunge l’OTB – l’istantanea di ciò che è già venduto per le date future – e su questo legame regge l’intero quadro decisionale di una struttura piccola. Di seguito: che cosa significa ogni metrica, con che ritmo rivederla e dove in questo quadro stanno le tariffe, il canale e l’inventario camere.
Con quali tre metriche iniziare?
L’occupazione risponde alla domanda «quante notti sono state vendute», l’ADR (Average Daily Rate, prezzo medio giornaliero) – «a che prezzo», il RevPAR (revenue per available room) – «quanto rende una camera dell’inventario». Nel linguaggio comune l’ADR è semplicemente la tariffa media: quanto è costata in media una notte venduta del periodo.
Le formule occupano due righe. ADR = ricavi camere ÷ camere-notte vendute; RevPAR = ADR × occupazione. Nel denominatore dell’ADR solo le notti vendute: le camere di cortesia, di servizio e in manutenzione non ci finiscono. Al numeratore solo l’affitto delle camere: pasti e servizi extra non entrano, se la colazione non è inclusa nella tariffa. Il RevPAR divide per un altro denominatore – tutto l’inventario, camere vuote incluse – per questo si calcola «per camera disponibile», non «per camera venduta»: gli stessi ricavi con un inventario diverso danno un risultato diverso.
Le formule con numeri vivi, l’analisi del denominatore e i tre errori tipici di calcolo – nell’articolo sull’ADR.
Con che frequenza rivedere le metriche?
Il ritmo senza analista né sistemi di revenue management è semplice. Le date vicine – ogni giorno, 5–10 minuti: si guarda il ritmo di prenotazione, cioè l’incremento di prenotazioni tra due rilevazioni per una specifica data di soggiorno. La finestra di due–quattro settimane – una volta a settimana; nel picco della stagione – ogni giorno.
L’istantanea di ciò che è già venduto per una data futura, presa al momento della rilevazione, si chiama OTB (on the books) e si conta in camere-notte. Non è un indice né una previsione: le cancellazioni future l’OTB non le sottrae – la correzione la fa la previsione. Il senso pratico della coppia: l’OTB è «quanto c’è già», il ritmo – «quanto si è aggiunto»; insieme mostrano se la data si riempie in tempo.
Conviene confrontare la profondità di prenotazione con il mercato. In media il booking window è di circa un mese: diversi report del 2025 danno 32 e 40 giorni, ma sono campioni diversi (un taglio globale di 140 milioni di prenotazioni su 20 mercati contro strutture indipendenti europee con oltre 3000 hotel), quindi la formulazione onesta è «circa un mese» – e la propria rilevazione dell’anno scorso vale più di qualsiasi media di mercato. La terza abitudine è il confronto con lo stesso periodo dell’anno scorso (STLY): senza di esso non si distingue la crescita dalla stagionalità. Come si tengono OTB, ritmo e profondità di prenotazione – nell’articolo sull’OTB.
Quale ADR si considera buono?
Un ADR «buono» universale non esiste: le cifre di paese e di mercato sono uno sfondo, non una norma per una struttura di 9–30 camere – i panel dei piccoli indipendenti semplicemente non ci entrano. La scala di lavoro è una sola – la dinamica propria: questo mese contro lo stesso mese dell’anno scorso, i giorni feriali contro il fine settimana, la stagione contro la mezza stagione.
I numeri di panel servono da sfondo. Secondo Eurostat, nel 2025 gli ospiti hanno trascorso nell’UE quasi 3,1 miliardi di notti – il 2,2% in più rispetto al 2024 – e il ritmo rallenta: +6,1% nel 2023, +2,7% nel 2024. Un panel europeo di catene alberghiere (circa 6500 strutture) ha definito il 2025 «l’anno del volume e del leisure»: RevPAR +1,7% con un’occupazione di +0,9 p.p. Nota di onestà: sono operatori di catena – una struttura indipendente di dodici camere può discostarsi dal panel in modo sensibile.
Conviene confrontare la tariffa anche «al netto». La commissione del canale si mangia la differenza: un ADR di 150 € con una commissione del canale del 20% sono 120 € netti. Le prenotazioni dirette alzano l’ADR netto senza toccare la tariffa pubblica. La scala della dipendenza dai canali la racconta un rapporto di settore su oltre 90 milioni di prenotazioni di strutture indipendenti (2025): il 63,4% di queste prenotazioni arriva tramite canali, e il tasso di cancellazione delle prenotazioni di canale è del 21,8% contro il 10,6% delle dirette.
E due leve della tariffa. La tariffa flessibile (rimborsabile) costa di solito dal 5 al 15% in più rispetto alla non rimborsabile: l’ospite paga per il diritto di cancellare. Anche la reputazione si converte in prezzo: già la stima di Cornell del 2012 dava +0,89% di ADR e +1,42% di RevPAR per punto di un indice aggregato di recensioni; la meta-regressione del 2019 conferma il legame – l’elasticità mediana della tariffa rispetto al punteggio è 0,851.
Perché l’occupazione senza ADR è metà della diagnosi?
La terzina funziona anche come diagnostica. La regola: occupazione piena con un RevPAR non cresciuto – l’inventario è stato venduto troppo a poco prezzo. Non è «una stagione brutta», è una tariffa strozzata: le date sono andate via per sconti anticipati e canali economici nei primi mesi di vendita, e al picco resta da vendere solo volume.
Che la leva sia proprio la tariffa lo conferma anche la previsione: secondo la stima di STR e Tourism Economics (secondo trimestre del 2026, 31 mercati europei), la crescita del RevPAR nel 2026 è +1,4%, e quasi tutta viene dalla tariffa: ADR +0,9% con un’occupazione di appena +0,5%. Per il 2027 la previsione vede un ADR di −0,1% e un’occupazione di +0,3% – l’occupazione è vicina al soffitto, e il denaro resta nella tariffa, non nel volume.
Dati aggiornati al 6 ottobre 2026 e basati su report del 2025 e dell’inizio 2026.
Bisogna pagare l’analisi dei dati per calcolare tutto questo?
No: la terzina di base si calcola con una formula dai dati propri – ricavi camere e notti vendute sono in qualsiasi sistema di prenotazione, e per qualcuno anche in un quaderno. Un promemoria per la settimana:
| Metrica | Formula | Ritmo |
|---|---|---|
| Occupazione | camere-notte vendute ÷ inventario camere | una volta a settimana |
| ADR | ricavi camere ÷ camere-notte vendute | una volta a settimana |
| RevPAR | ADR × occupazione | una volta a settimana |
| OTB | camere-notte vendute per una data (istantanea) | ogni giorno, 5–10 minuti |
| Ritmo (pickup) | crescita dell’OTB tra due rilevazioni | ogni giorno nel picco |
L’inventario, però, non è una sola riga. L’ospite acquista una tipologia di camera, l’inventario si scarica per unità fisiche e nelle integrazioni di settore questa struttura si scompone in tre operazioni: availability, rates, inventory. Se l’inventario si disallinea tra i canali, capitano doppie prenotazioni – una sovravendita accidentale; non si confonde con l’overbooking intenzionale. E la sincronizzazione non è istantanea: l’elaborazione delle modifiche nel canale più grande richiede fino a 5 minuti, e la sincronizzazione via calendario può richiedere fino a due ore. Com’è costruito l’inventario camere e dove si rompe – nell’articolo sull’inventario camere.
Una nota onesta a parte su HotelsCalendar. Nell’interfaccia non ci sono report di ADR/RevPAR né la percentuale di occupazione – e non fingiamo che ci siano. Quello che c’è: la dashboard del giorno mostra il quadro operativo in valori assoluti («In hotel ora», «Camere libere»), la prenotazione dal sito arriva automaticamente nel Planner, e le tariffe si modificano nel gestore prezzi (Price Manager) – il prezzo di una data in un clic, aggiornamento in blocco con anteprima del «prima → dopo» prima di applicare. Le metriche di questo articolo si calcolano a mano con le formule sopra: per iniziare bastano un foglio di calcolo e dieci minuti a settimana.
Cosa leggere dopo: l’analisi dell’ADR, l’articolo sull’OTB e l’articolo sull’inventario camere coprono il nucleo della rubrica. Di seguito usciranno gli approfondimenti su RevPAR, il booking window, il confronto con l’anno scorso (STLY) e un promemoria con tutti i KPI del piccolo hotel in una sola pagina.